■概要
X-point Cloudに蓄積される多くの申請内容について、一件ずつ確認したり、必要な情報を検索したりする作業に手間を感じていませんか。重要な情報を見落とさないための定期的なチェックは欠かせないものの、時間的な制約から負担になっているケースも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてX-point Cloudから対象の申請データを自動で検索し、AIが内容を要約してメールで通知します。これにより、申請内容の確認業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請内容の検索や確認作業を、より効率的に行いたいと考えている方
- 定期的にX-point Cloudの申請状況をまとめて報告する必要がある、各部門のマネージャーの方
- 手作業での情報収集や報告書作成による、抜け漏れなどのミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでX-point Cloudの申請検索から要約メールの送信までが自動実行されるため、定期的な確認や報告書作成にかかる時間を削減できます
- AIが申請内容の要約を行うため、人による情報の見落としや解釈のブレをなくし、報告内容の質を均一に保ちながら、業務の属人化を防ぐことにも繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時（例：毎週月曜日の午前9時）を設定します
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」で日付をもとに検索対象期間を取得します
- オペレーションで、X-point Cloudの「書類（申請）を指定の期間で検索」アクションを設定し、対象期間の申請データを取得します
- さらに、AI機能の「テキストを生成」で、抽出した情報を基に申請内容の要約を作成します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」を設定し、作成された要約を指定の宛先へ送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい曜日や日時を任意に設定してください
- X-point Cloudの検索アクションでは、取得対象としたい申請データの期間を自由にカスタマイズできます
- AI機能によるテキスト生成では、どのような要約文を作成させたいか、プロンプトを自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報を変数として組み込むこともできます
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意に設定でき、AIが生成した要約などを変数として本文に含めることが可能です
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
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