■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、書類のPDFを手動でダウンロードしてファイルサーバーに保存する作業は、件数が増えると手間になりがちではないでしょうか。 このワークフローは、X-point Cloudでの承認完了をトリガーとして、対象書類のPDFダウンロードからOneDriveへの保存、関係者への通知までを自動で実行します。定型的なファイル管理業務を効率化し、手作業によるミスや対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの承認後、PDFを手動でダウンロード・保存している総務や経理担当の方
- 承認済み書類の管理にOneDriveを利用しており、アップロード作業を効率化したいと考えている方
- X-point CloudからのPDFダウンロードを含む、一連の申請承認フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudで承認が完了するとPDFが自動でダウンロードされ、OneDriveに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存先の誤りやファイル名のつけ間違い、保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、OneDrive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFを指定の場所に保存します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に処理が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveにファイルをアップロードする際に、ファイル名や保存先のフォルダを任意で設定できます。書類の種類に応じたフォルダに自動で振り分けるなどが可能です。
- Gmailでの通知オペレーションでは、メールの宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文を自由にカスタマイズできます。承認者や関係者に合わせた通知内容の設定が可能です。
■注意事項
- X-point Cloud、OneDrive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
