「X-point Cloudで差し戻しが必要な申請が大量にあって、一つひとつ手作業で処理するのが大変…」
「差し戻しの際に、対象の申請を見落としたり、間違えたりするヒューマンエラーが頻発している…」
このように、ワークフローシステムにおける申請の差し戻し業務に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、リストで管理している特定の申請を、X-point Cloud上で一括で自動的に差し戻せる仕組みがあれば、面倒な繰り返し作業から解放されるでしょう！
そのうえ、確認漏れなどのミスを減らし、より重要な承認業務や分析に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはX-point Cloudの申請差し戻し業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にGoogle スプレッドシートで指定したX-point Cloudの申請を一括で差し戻す
試してみる
■概要
X-point Cloudでの申請業務において、内容の不備などで発生する差し戻し作業を一件ずつ手動で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が多い場合は作業負荷が高く、差し戻し忘れなどのミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、指定したスケジュールでX-point Cloudの申請を自動で一括差し戻し処理ができるため、こうした課題を解消し、承認業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで大量の申請を処理しており、差し戻し作業に時間を取られている方
- 手作業による差し戻し業務を自動化し、対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- Google スプレッドシートのリストを活用して、効率的に差し戻しを行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報を元にX-point Cloudの申請差し戻しが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 自動で処理が実行されることで、差し戻し対象の間違いや対応漏れといった人為的なミスを防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとX-point CloudをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを定期的に実行したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、差し戻し対象が記載されたシートの情報を取得します
- 次に、オペレーションで繰り返し処理（ループ）機能を設定し、取得したレコード一件ずつに対して後続の処理を繰り返すよう設定します
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）を差し戻す」アクションを設定し、ループ処理で取得した申請を一件ずつ差し戻します
- 最後に、オペレーションでメール機能を設定し、処理完了を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間などを任意で設定できます
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、差し戻しリストが記載された任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください
- ループ機能の設定では、Google スプレッドシートから取得した情報の中から、繰り返し処理の対象としたい値を指定します
- X-point Cloudで書類を差し戻すアクションでは、Google スプレッドシートから取得した申請IDなどを引用し、差し戻し対象を動的に指定できます
- メール機能では、差し戻し完了の通知先メールアドレスを自由に設定できるほか、本文に申請者名や書類IDといった動的な情報を差し込むことも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、X-point CloudそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
データベースの情報からX-point Cloudの申請を自動で差し戻すフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的にGoogle スプレッドシートのリストを読み込み、該当するX-point Cloudの申請を一括で差し戻すフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- X-point CloudとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーとGoogle スプレッドシート・同じ処理を繰り返す・X-point Cloud・メールを送るアクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にGoogle スプレッドシートで指定したX-point Cloudの申請を一括で差し戻す
試してみる
■概要
X-point Cloudでの申請業務において、内容の不備などで発生する差し戻し作業を一件ずつ手動で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が多い場合は作業負荷が高く、差し戻し忘れなどのミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、指定したスケジュールでX-point Cloudの申請を自動で一括差し戻し処理ができるため、こうした課題を解消し、承認業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで大量の申請を処理しており、差し戻し作業に時間を取られている方
- 手作業による差し戻し業務を自動化し、対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- Google スプレッドシートのリストを活用して、効率的に差し戻しを行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報を元にX-point Cloudの申請差し戻しが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 自動で処理が実行されることで、差し戻し対象の間違いや対応漏れといった人為的なミスを防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとX-point CloudをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを定期的に実行したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、差し戻し対象が記載されたシートの情報を取得します
- 次に、オペレーションで繰り返し処理（ループ）機能を設定し、取得したレコード一件ずつに対して後続の処理を繰り返すよう設定します
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）を差し戻す」アクションを設定し、ループ処理で取得した申請を一件ずつ差し戻します
- 最後に、オペレーションでメール機能を設定し、処理完了を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間などを任意で設定できます
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、差し戻しリストが記載された任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください
- ループ機能の設定では、Google スプレッドシートから取得した情報の中から、繰り返し処理の対象としたい値を指定します
- X-point Cloudで書類を差し戻すアクションでは、Google スプレッドシートから取得した申請IDなどを引用し、差し戻し対象を動的に指定できます
- メール機能では、差し戻し完了の通知先メールアドレスを自由に設定できるほか、本文に申請者名や書類IDといった動的な情報を差し込むことも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、X-point CloudそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：X-point CloudとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
X-point Cloudのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
X-point Cloudと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
Google スプレッドシートのリストを用意する
今回ご紹介するテンプレートは、Google スプレッドシートに記載している情報をもとにX-point Cloudの申請を一括で差し戻します。
そのため、まずはGoogle スプレッドシートに申請書類の情報を記載しておく必要があります。
今回は以下のGoogle スプレッドシートを用意しました。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
定期的にGoogle スプレッドシートで指定したX-point Cloudの申請を一括で差し戻す
試してみる
■概要
X-point Cloudでの申請業務において、内容の不備などで発生する差し戻し作業を一件ずつ手動で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が多い場合は作業負荷が高く、差し戻し忘れなどのミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、指定したスケジュールでX-point Cloudの申請を自動で一括差し戻し処理ができるため、こうした課題を解消し、承認業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで大量の申請を処理しており、差し戻し作業に時間を取られている方
- 手作業による差し戻し業務を自動化し、対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- Google スプレッドシートのリストを活用して、効率的に差し戻しを行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートの情報を元にX-point Cloudの申請差し戻しが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 自動で処理が実行されることで、差し戻し対象の間違いや対応漏れといった人為的なミスを防ぎ、業務の正確性が向上します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとX-point CloudをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを定期的に実行したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、差し戻し対象が記載されたシートの情報を取得します
- 次に、オペレーションで繰り返し処理（ループ）機能を設定し、取得したレコード一件ずつに対して後続の処理を繰り返すよう設定します
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）を差し戻す」アクションを設定し、ループ処理で取得した申請を一件ずつ差し戻します
- 最後に、オペレーションでメール機能を設定し、処理完了を関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間などを任意で設定できます
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、差し戻しリストが記載された任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください
- ループ機能の設定では、Google スプレッドシートから取得した情報の中から、繰り返し処理の対象としたい値を指定します
- X-point Cloudで書類を差し戻すアクションでは、Google スプレッドシートから取得した申請IDなどを引用し、差し戻し対象を動的に指定できます
- メール機能では、差し戻し完了の通知先メールアドレスを自由に設定できるほか、本文に申請者名や書類IDといった動的な情報を差し込むことも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、X-point CloudそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎週月曜日から金曜日の朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
ステップ4：Google スプレッドシートの複数のレコードを取得する設定
複数のレコードを取得する（最大300件）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
スプレッドシートのタブ名を設定します。
先ほどと同様に入力欄をクリックし使用したいものを選択しましょう。
テーブル範囲を設定します。
項目名を入力している箇所も含めてレコードを取得したい範囲を設定しましょう。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得するレコードの条件を設定します。
左端の項目には、Google スプレッドシートに記載している項目名が表示されます。
ご自身の状況に合わせて条件を設定してください。
今回は以下のように設定しました。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすることで、実際にレコードが追加されます。
