X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてMicrosoft SharePointに保存する
X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてMicrosoft SharePointに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
X-point Cloud
と
Gmail
と
Microsoft SharePoint
を自動連携できます。
■概要
X-point Cloudで承認された申請書類の管理に、手間や時間を取られていないでしょうか。承認後に手動でPDFをダウンロードし、ファイルサーバーに保存する作業は、件数が増えるほど大きな負担となり、保存漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーに、書類のPDFダウンロードからMicrosoft SharePointへの保存までを自動化でき、申請書類の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認された書類のPDFダウンロードと保存を手作業で行っている方
- Microsoft SharePointを活用したファイル管理業務を効率化したいと考えている方
- 申請・承認に関連する一連の業務フローの自動化を検討している情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了後、PDFのダウンロードからMicrosoft SharePointへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理が実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Microsoft SharePoint、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理完了の通知を自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先のフォルダを任意で設定できます。書類の種類に応じた命名規則の適用や、フォルダの自動振り分けなどが可能です。
- Gmailで通知メールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定できます。申請内容などの動的な情報を本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- X-point Cloud、Microsoft SharePoint、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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YoomではX-point CloudのAPIとノーコードで連携し、X-point Cloudの操作を自動化します。
例えば、X-point Cloud上で承認が完了したことをSlackやChatworkなどのチャットツールに通知したり、X-point Cloudで作成された書類をダウンロードし、メールで送付するといったことが可能です。
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