X-point Cloudで申請が承認されるたびに、手作業でPDFをダウンロードしてフォルダに保存していませんか？
「毎回同じ作業の繰り返しで時間がもったいない…」
「ダウンロード漏れや、保存先の間違いが起きていないか不安…」
このように、単純ながらも気を使う作業に手間とストレスを感じている方も多いかもしれません。
もし、X-point Cloudで申請が承認されたタイミングをきっかけに、自動でPDFをダウンロードして指定のストレージサービスに保存してくれる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしさから解放されることも可能です！
そのうえ、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはX-point Cloudの承認済み申請書PDFを自動でダウンロードする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
X-point Cloudで書類が承認された後、都度PDFをダウンロードして指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上に失念しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーとして、該当書類のPDFダウンロードからGoogle Driveへの保存、関係者へのメール通知までの一連の流れを自動化し、書類管理に伴う課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認されたPDFのダウンロードと保存を手作業で行っている方
- 書類の保存漏れや管理の煩雑さに課題を感じているワークフローの管理者の方
- 定型的な書類管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認後、自動でPDFが保存されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 承認済み書類のダウンロード忘れや保存先の誤りといった人為的なミスを減らし、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理完了の通知を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダは案件ごとや部署ごとなど、運用に合わせて任意で設定が可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知したい相手のメールアドレスを宛先に設定し、件名や本文も自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- X-point Cloud、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
X-point Cloudの承認済みPDFをGoogle Driveに自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、X-point Cloudで申請が承認された際に、PDFをダウンロードしてGoogle Driveに自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- X-point Cloud、Google Drive、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- X-point Cloudのトリガー設定とX-point Cloud、Google Drive、Gmailアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
X-point Cloudで書類が承認された後、都度PDFをダウンロードして指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上に失念しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーとして、該当書類のPDFダウンロードからGoogle Driveへの保存、関係者へのメール通知までの一連の流れを自動化し、書類管理に伴う課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認されたPDFのダウンロードと保存を手作業で行っている方
- 書類の保存漏れや管理の煩雑さに課題を感じているワークフローの管理者の方
- 定型的な書類管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認後、自動でPDFが保存されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 承認済み書類のダウンロード忘れや保存先の誤りといった人為的なミスを減らし、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理完了の通知を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダは案件ごとや部署ごとなど、運用に合わせて任意で設定が可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知したい相手のメールアドレスを宛先に設定し、件名や本文も自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- X-point Cloud、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：X-point Cloud、Google Drive、Gmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google Drive・Gmailのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
それではここからX-point Cloudのマイアプリ登録方法を解説します。
X-point Cloudのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
X-point Cloudと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
事前準備
Google Driveのフォルダを用意しておく
今回ご紹介するテンプレートでは、X-point CloudからダウンロードファイルをGoogle Driveのフォルダにアップロードします。
事前にGoogle Driveに書類管理用のフォルダを作成しておきましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
X-point Cloudで書類が承認された後、都度PDFをダウンロードして指定のフォルダに保存する作業は、手間がかかる上に失念しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudでの承認完了をトリガーとして、該当書類のPDFダウンロードからGoogle Driveへの保存、関係者へのメール通知までの一連の流れを自動化し、書類管理に伴う課題を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認されたPDFのダウンロードと保存を手作業で行っている方
- 書類の保存漏れや管理の煩雑さに課題を感じているワークフローの管理者の方
- 定型的な書類管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認後、自動でPDFが保存されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 承認済み書類のダウンロード忘れや保存先の誤りといった人為的なミスを減らし、書類管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Google Drive、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理完了の通知を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダは案件ごとや部署ごとなど、運用に合わせて任意で設定が可能です。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知したい相手のメールアドレスを宛先に設定し、件名や本文も自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- X-point Cloud、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：X-point Cloudのトリガー設定
書類（申請）の承認が完了したらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
※書類の承認をする方のアカウントを連携してください。
Webhookの登録を行います。
まずはフォームIDを設定しましょう。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から承認の依頼が完了したことを通知したい書類を選択します。
備考を設定します。
注釈を参考に、任意で設定してください。
設定できたらWebhookURLを登録をクリックしましょう。
登録に成功すると、WebhookURLの登録に成功しましたと表示されます。
確認できたら次へをクリックしましょう。
X-point Cloudの画面に移動し、先ほどフォームIDに設定した書類の承認を行ってください。
今回ご紹介するテンプレートは、X-point Cloudの書類（申請）の承認が完了したら起動します。
そのため、実際にテストを行うには書類（申請）の承認を完了させる必要があります。
※フローボットが起動するのは承認が完了したもののみです。
他にも承認する方がいらっしゃる書類を承認した場合は起動しないのでご注意ください。
承認できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：X-point Cloudの書類のPDFをダウンロードする設定
書類のPDFをダウンロードをクリックします。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
