■概要
X-point Cloudで日々承認される多数の申請内容を一つずつ確認し、要点を把握する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、多くの申請情報を取得して確認する必要がある場合、重要な情報を見落としてしまうリスクもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的にGoogle スプレッドシートで管理している申請リストをもとにX-point Cloudから書類情報を取得し、その内容をAIが自動で要約して通知するため、申請内容の確認作業を効率化し、迅速な状況把握を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認された多数の申請内容の取得と確認に時間を要している方
- 申請内容の要点を素早く把握し、次のアクションに繋げたいと考えているチームリーダーの方
- 手作業による情報確認での見落としや、担当者間の共有漏れのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudから定期的に申請情報を自動取得しAIが要約するため、内容確認にかかる時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による申請内容の確認漏れや要点の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、このワークフローを起動したい日時を定期実行などで設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、申請情報を管理しているシートを指定します。
- 次に、「繰り返し機能」を設定し、取得したレコードごとに後続の処理を実行するようにします。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得」アクションを設定します。
- 次に、AI機能を用いて、取得した申請情報の内容を要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、AIが要約した内容を指定の宛先へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、申請情報を管理しているシートや参照する範囲を任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、要約内容を送付したい宛先や、通知内容が分かりやすい件名、本文を任意で設定してください。
■注意事項
- X-point CloudとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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