■概要
X-point Cloudで承認された書類の管理は、都度手作業で対応していませんか? 承認完了後に毎回書類をダウンロードし、ファイルストレージに保存する作業は手間がかかる上に、対応漏れなどのミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、自動で書類のPDFをダウンロードしBoxへ保存する一連の流れを自動化でき、手作業による負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudの承認後の書類管理を手作業で行っている総務・経理部門の方
- X-point CloudからのPDFダウンロードやBoxへの保存作業を効率化したい方
- 定型的な書類管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了後、自動でPDFがダウンロードされBoxに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや、保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Box、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類(申請)の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理完了の通知を行います。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際に、ファイル名や格納先のフォルダは、任意のものを設定してください。
- Gmailで通知メールを送るオペレーションでは、宛先(To、Cc、Bcc)、件名、本文などを業務内容に合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- X-point Cloud、Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。