X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてDropboxに保存する
X-point Cloudで申請が承認されたら、PDFをダウンロードしてDropboxに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
X-point Cloud
と
Dropbox
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
X-point Cloudで承認された申請書類の管理は、都度手作業で行っていませんか。承認後に手動でPDFをダウンロードし、ファイルサーバーに格納、関係者へ通知する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、X-point Cloudでの承認完了をトリガーに、書類のPDFダウンロードからDropboxへの保存、関係者へのメール通知までを自動で実行し、一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで承認された書類のPDFダウンロード作業を自動化したい方
- 申請書類の格納や管理をDropboxで行っており、手作業でのファイル保存に手間を感じている方
- 定型的ながらも重要な書類管理業務の負担を軽減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- X-point Cloudでの承認完了後、自動でPDFがDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point Cloud、Dropbox、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでX-point Cloudの「書類のPDFをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ処理が完了した旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxにファイルをアップロードする際に、保存するファイル名や格納先のフォルダを任意で設定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- X-point Cloud、Dropbox、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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X-point Cloud
YoomではX-point CloudのAPIとノーコードで連携し、X-point Cloudの操作を自動化します。
例えば、X-point Cloud上で承認が完了したことをSlackやChatworkなどのチャットツールに通知したり、X-point Cloudで作成された書類をダウンロードし、メールで送付するといったことが可能です。
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特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら（チームフォルダ）
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
書類（申請）情報を取得書類のPDFをダウンロード書類（申請）にコメントを追加書類（申請）をフォーム名で検索書類（申請）を提出簡易マスタにデータを追加書類（申請）を差し戻す書類（申請）を承認書類（申請）を却下書類（申請）を保留書類（申請）の承認を取り戻す書類（申請）を更新書類（申請）を指定の期間で検索書類の添付ファイルを取得フォーム定義情報を取得
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特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら（チームフォルダ）
フローボットオペレーション
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