HubSpotから契約書を発行し、Dropboxに格納する
HubSpotから契約書を発行し、Dropboxに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Dropbox
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに、都度契約書を作成してファイルストレージへ格納する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を自動で発行し、Dropboxへ格納するまでの一連の流れを自動化できます。HubSpotでの契約管理業務を効率化し、入力ミスや格納漏れといった課題の解消に繋がります。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでの契約管理において、契約書の作成や格納作業に手間を感じている営業担当者の方
- HubSpotとDropboxを併用しており、手作業による契約書のファイル管理を効率化したい方
- 契約書発行の自動化を通じて、営業チーム全体の生産性向上を目指しているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報をもとに契約書発行からDropboxへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮します
- 手作業での情報転記やファイル操作が不要になるため、契約書作成時の入力ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropbox、Googleドキュメント、HubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの取引詳細ページから起動するように設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」を設定し、トリガーで取得した取引IDを用いて取引情報を取得します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの取得」を設定し、前段で取得したコンタクトIDを用いてコンタクト情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotの情報をもとに契約書を作成します
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したい任意のページURLを設定してください
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとなる「ドキュメントのファイルID」、発行した書類を格納する「格納先のGoogle DriveフォルダID」、そして「出力ファイル名」をそれぞれ任意の値で設定してください
- Dropboxの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、発行した契約書ファイルを格納するフォルダのパスを任意で設定してください
■注意事項
- HubSpot、Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
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