■概要
Notionで複数のデータベースを管理する際、変更履歴を手作業で別のデータベースに記録するのは手間がかかり、記入漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のNotionデータベースの更新を自動で監視し、変更内容をログとして別のデータベースへ自動で記録することが可能です。手作業による記録業務から解放され、正確な変更ログの管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでデータベースの変更履歴を手作業で記録し、手間を感じている方
- Notionの自動監視によって、更新ログの作成業務を効率化したい方
- 複数のNotionデータベース間で情報を同期させ、管理を効率化したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionデータベースの更新を自動で検知しログを記録するため、手作業による転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
- 変更履歴が指定のデータベースに自動で集約されるため、データの確認や管理が容易になり、監査対応や進捗確認の効率を高めることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページのプロパティが更新されたら(Webhook)」を設定して、監視したいデータベースを指定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、更新されたレコードの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報をログ用の別のデータベースに追加します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるNotionの設定で、自動監視の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください
- オペレーションとなるNotionの設定で、更新ログを記録する先のデータベースIDを任意で設定してください
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください
- Notionでのインテグレーションの設定時に、「Page created」および「Page properties updated」イベントを有効にしてください。