■概要
ecforceで管理している受注情報の更新作業を手作業で行い、手間や時間がかかっていると感じていませんか。特に、Microsoft Excelなどで管理しているリストをもとに毎日情報を反映させる作業は、単純でありながらもミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelの情報をトリガーに、ecforceの受注情報を自動で更新できるため、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelの情報をもとに、ecforceの受注更新を手作業で行っているECサイト運営担当者の方
- 毎日の受注データ更新にかかる時間を削減し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
- 手作業によるデータ入力ミスや更新漏れを防ぎ、正確な情報管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にMicrosoft Excelから情報を取得し、ecforceの受注更新を自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとecforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、毎日特定時間にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、更新対象の受注情報リストを取得します。
- 次に、「繰り返し機能」を用いて、取得したレコード1件ずつに対して処理を行うよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、ecforceの「受注を更新」アクションを設定し、Microsoft Excelから取得した情報をもとにデータを更新します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションで、更新が完了したレコードにステータスを付与するなど処理済みの状態にします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローボットを起動したい曜日や時間帯を任意で設定してください。例えば、毎日の業務開始前やデータが確定する特定の時間などに合わせることが可能です。
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、受注情報の更新に利用するファイルやシート、また更新後にステータスを書き込む対象などを任意で指定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシートとecforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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