■概要
Squareで発行した請求書の管理はどのように行っていますか？請求情報を一件ずつ確認し、手作業でタスク管理ツールに転記するのは手間がかかり、抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でSquareから請求書情報を取得し、Trelloへカードとして追加することが可能です。手作業による情報取得や転記作業から解放され、請求管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用した請求書発行後のタスク管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのSquareの請求書情報取得とTrelloへの転記に手間を感じている方
- 請求管理の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい経理や営業の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にSquareの請求書情報を自動で取得しTrelloに連携するため、手作業での確認や転記作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションで計算処理機能を設定し、取得対象とする請求書の期間を指定します。
- 次に、Yoomデータベースから指定期間に該当するレコードを取得し、繰り返し機能で一件ずつ処理を行います。
- 繰り返し処理の中で、Squareから「特定の請求書情報を取得」アクションで詳細情報を取得します。
- 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間帯を任意で設定してください。
- 計算処理機能では、日付変数を使用して、トリガー起動より3日後や7日後などの特定の日付を割り出すことができます。
- Yoomデータベースから請求書データを取得する際に、日付変数と計算した期限日などを使用して、取得対象とするデータを任意で設定することが可能です。
- Trelloにカードを作成する際、追加先のボードやリスト、カードのタイトルや説明文などの内容を任意で設定してください。各項目の設定は、固定テキストや前段で取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Square、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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