■概要
毎朝、X-point Cloudにログインし、特定のフォーム名で稟議書を検索して状況を確認する作業は、定型業務でありながらも手間がかかるものです。関係者への共有まで手作業で行っている場合、本来着手すべきコア業務の時間を圧迫してしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、設定した時間に自動でX-point Cloudの書類を検索し、その結果をメールで通知するため、日々の確認・共有業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで、フォーム名を指定した書類検索や状況確認に手間を感じている方
- 稟議書の申請・承認状況を定期的に確認し、関係者へ共有している管理職の方
- 手作業による定型的な確認業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にX-point Cloudの書類を自動検索し通知するため、これまで手作業で行っていた確認や共有業務にかかる時間を短縮できます。
- 人の手による検索漏れや関係者への通知ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動させたい任意の時間を設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、検索結果を基に通知内容のテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションの「メールを送る」アクションで、生成したテキストを本文に含めたメールを関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎朝の定時や週次など、フローを起動させたい日時を自由に設定できます。
- X-point Cloudで書類を検索する際に、「申請中」や「承認済み」といった稟議書の承認状況を任意で指定することが可能です。
- AI機能への指示内容（プロンプト）を編集することで、検索結果を基にした通知メールの文面を、目的に合わせて自由に生成させることができます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意に設定できます。
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
