■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票の出力やファイルストレージへの保存を手作業で行っていませんか？この一連の作業は定型的でありながら、対応漏れや保存ミスが許されないため、手間がかかる業務の一つです。 このワークフローを活用すれば、コラボフローで申請が承認されると、自動で帳票を出力しDropboxへアップロードまでを実行するため、手作業による手間やミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローでの承認後、手作業での帳票出力やファイル管理に課題を感じている方
- コラボフローとDropboxを連携させ、申請承認から書類保管までを自動化したい方
- 申請・承認に関連する定型業務の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認をトリガーに、帳票の出力からDropboxへのアップロードまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による帳票の出力漏れや、ファイルのアップロード先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「見積書が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、出力した帳票ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、見積書だけでなく、任意の経路の承認をきっかけにフローを起動するように設定が可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先のフォルダを任意の値で設定できます。
■注意事項
- コラボフロー、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）
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