Google Driveの指定ファイルを定期的にダウンロードしてメールで送付する
Google Driveの指定ファイルを定期的にダウンロードしてメールで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
定期的にGoogle Drive上のGoogle スプレッドシートの特定ファイルを指定形式でダウンロードし、関係者へメールで共有する作業を手間に感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にGoogle Driveからファイルをダウンロードし、メールで送付する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるファイル共有の手間を省き、定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveのファイルを定期的に手動でダウンロードし、共有している方
- 報告業務などでファイルの共有漏れや遅延を防ぎ、確実性を高めたい方
- メールでの情報共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまでファイルのダウンロードやメール作成に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、メールの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実行したい日時を「毎日9時」や「毎週月曜日」など、業務に合わせて自由に設定してください
- Google Driveのアクションでは、ダウンロード対象となるファイルのIDや、ダウンロードする際のファイルタイプ（PDF、Excelなど）を任意で指定できます
- メール機能では、送信先のメールアドレス、件名、本文を自由に設定することができます
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
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Google Drive™
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