コラボフローで承認が完了したら、文書概要をMicrosoft Teamsに自動通知する

■概要

コラボフローでの申請・承認業務は効率的ですが、承認完了後にその文書の概要を関係者に通知する作業は、手作業で行っているケースも多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、コラボフローで文書の承認が完了したタイミングで、その概要をMicrosoft Teamsへ自動で通知できます。手作業による共有の手間や情報伝達の遅延といった課題を解消し、よりスムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

コラボフローで承認された文書の概要を、手作業で関係部署に共有している方
申請承認フローにおける情報共有のスピードと正確性を向上させたいと考えている方
Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして活用している方

■このテンプレートを使うメリット

コラボフローで文書が承認されると概要が自動で通知されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます
手動でのコピー＆ペーストによる通知漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能です

■フローボットの流れ

はじめに、コラボフローとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します
次に、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに文書の情報を取得します
最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した文書の概要を指定のチャネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

コラボフローのアクション設定では、対象とするインスタンス名やアプリケーションコード、文書IDを任意で設定してください
Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチームやチャネルを任意で指定することが可能です
通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したコラボフローの文書概要などを変数として埋め込めます

■注意事項

コラボフロー、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります

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