■概要
Google スプレッドシートでファイルリストを管理している際、手作業でファイルをコピーして回ったり、複製後のファイルIDを整理したりすることに手間を感じることはないでしょうか。特に、管理台帳への入力と実際のファイル作成が別々に行われる場合、作業漏れのリスクが生じます。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加された際、その行に含まれるIDなどの情報をもとに、対象のGoogle スプレッドシートのファイルを自動で複製することが可能です。手作業による複製作業の手間をなくし、情報の転記ミスといった課題を解決することで、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報追加に合わせて、関連するファイルの複製を自動化したい方
- 手作業によるファイルのコピーや、それに伴う情報の管理に課題を感じているチームリーダーの方
- ファイル作成業務におけるヒューマンエラーのリスクを低減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でファイルが複製されるため、手作業でのコピー作業に費やしていた時間を短縮できます
- ファイルの複製を自動化することで、作業の漏れや、対象ファイルの取り違えといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、対象のGoogle スプレッドシートのファイルを複製するように設定します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートのIDやシートIDを任意で設定してください
- Google Driveでのファイル複製オペレーションでは、複製したい元のファイルのIDや、複製後のファイル名、保存先のフォルダIDを、トリガーで取得した値や固定の値を使用して任意で設定できます
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。