フォームでレシートが送信されたら、AIワーカーで規定チェックを行って経費管理を自動化する

■概要

レシートの提出や経費精算は、申請者と担当者の双方にとって手間のかかる業務ではないでしょうか。特に、提出されたレシートが社内規定に沿っているかを目視で確認する作業は時間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームからレシートが送信されるとAIエージェント（AIワーカー）が自動で規定チェックを行うため、AIを活用したスムーズな経費管理を実現し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

経費精算の申請や承認フローに多くの時間を費やしている経理・総務担当者の方
AIエージェントを導入して経費管理業務を効率化し、生産性を向上させたいと考えている方
従業員の経費申請プロセスを簡素化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへの回答送信を起点にレシートのチェックまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮できます
AIが設定されたルールに基づいてチェックを行うので、目視による確認漏れや担当者ごとの判断のばらつきといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、経費管理を行うGoogle スプレッドシートなどのアプリをYoomと連携します
次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームにはレシートの画像ファイルを添付できるようにしておきます
最後に、オペレーションでAIワーカーを選択し、添付されたレシート画像の解析と、社内規定に沿っているかのチェックを行いGoogle スプレッドシートに記録するためのマニュアル（指示）を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

フォームのトリガー設定では、レシート添付の項目のほか、経費申請に必要な申請者名や金額、日付といった回答項目を任意で設定してください
AIワーカーのオペレーション設定では、日付の妥当性や金額の上限、交際費の規定など、チェックさせたい内容を指示として任意で設定することが可能です

■注意事項

Google スプレッドシートとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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