Gmailの特定ラベルメールの添付ファイルをDX Suiteで読み取り、CSVとして出力しDropboxに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

DX Suite

と

Dropbox

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

DX Suiteを利用してPDFなどの書類を読み取りCSVとして出力する際、元となるファイルをメールから都度ダウンロードし、手作業でアップロードしていませんか。この一連の作業は定型的でありながら手間がかかるため、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、DX Suiteでの読み取り処理からCSVファイルのダウンロード、指定フォルダへの格納までを自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

GmailやDX Suiteを用いたデータ処理業務を、より効率化したいと考えている方
DX Suiteで読み取った後のCSVファイルを手動でダウンロードし、管理している方
手作業によるファイルの取り扱いで発生する、対応漏れなどのミスを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

メール受信からファイル格納までが自動化されるため、手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロード、保存といった時間を短縮できます。
ファイルの添付ミスや保存先の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、DX Suite、DropboxをYoomと連携します。
トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
オペレーションでDX Suiteを選択し、「読取ユニットを登録」アクションでメールに添付されたファイルを指定します。
続いて、DX Suiteの「CSVをダウンロード」アクションで、処理が完了したCSVファイルを取得します。
最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールのラベルを任意で設定してください。
DX Suiteのオペレーションでは、利用したいワークフローIDを任意で設定することが可能です。
DropboxへCSVファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。

■注意事項

Gmail、DX Suite、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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DX Suite

YoomではDX SuiteのAPIをノーコードで活用することができます。DX SuiteとYoomを連携すれば、メールで受け取った請求書を自動的にDX Suiteで読み取り、データベースへの登録まで自動化。面倒な請求書の受領対応を劇的に効率化することが可能です。また、請求書だけでなくレシート・領収書のOCRも実施が可能です。