■概要
DX Suiteを利用してPDFなどの書類を読み取りCSVとして出力する際、元となるファイルをメールから都度ダウンロードし、手作業でアップロードしていませんか。 この一連の作業は定型的でありながら手間がかかるため、他の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、DX Suiteでの読み取り処理からCSVファイルのダウンロード、指定フォルダへの格納までを自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailやDX Suiteを用いたデータ処理業務を、より効率化したいと考えている方
- DX Suiteで読み取った後のCSVファイルを手動でダウンロードし、管理している方
- 手作業によるファイルの取り扱いで発生する、対応漏れなどのミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル格納までが自動化されるため、手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロード、保存といった時間を短縮できます。
- ファイルの添付ミスや保存先の間違い、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、DX Suite、DropboxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでDX Suiteを選択し、「読取ユニットを登録」アクションでメールに添付されたファイルを指定します。
- 続いて、DX Suiteの「CSVをダウンロード」アクションで、処理が完了したCSVファイルを取得します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールのラベルを任意で設定してください。
- DX Suiteのオペレーションでは、利用したいワークフローIDを任意で設定することが可能です。
- DropboxへCSVファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。
■注意事項
- Gmail、DX Suite、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
