■概要
Webフォームやアンケートなど、様々な用途でフォームを利用する機会は多いですが、その回答内容を都度手作業でMicrosoft Excelに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、フォームからの回答を自動でMicrosoft Excelにレコード追加できるようになり、こうした手作業による転記の手間や入力ミスをなくすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームの回答内容をMicrosoft Excelへ手作業で転記しているご担当者の方
- 手作業でのデータ入力による転記ミスや抜け漏れを防止したいと考えている方
- フォーム回答の集計や管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからの回答メールを受信すると、自動でMicrosoft Excelにレコードが追加されるため、手作業での転記業務にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定して、フォームからの回答通知メールを受け取れるようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」のアクションで受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のテキスト抽出では、フォームの回答メールの本文から抽出したい項目（氏名、連絡先など）を任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、対象のファイル（アイテムID）やシート名を任意で指定し、どの列にどの情報を追加するかを自由に設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
