■概要
フォームに回答された内容を用いて見積書を発行し、メール送付まで行います。
途中で見積書のWチェックを挟むことでエラーを未然に防ぐことも可能です。
■事前準備
・見積書の雛形となるスプレッドシートを作成する必要があります。
※実際にスプレッドシート例はこちら▼
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択します。
②見積書の作成に必要な質問項目を設定します。
※例 相手先企業名、お名前、連絡先、品目、数量 etc
※フォームトリガーの設定方法はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/7973076
③次の画面で、サンプルとしてデモのデータを入力して保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択します。
⑤事前に用意した見積書雛形のスプレッドシートIDを候補から選択し、書類発行後にPDFを格納するGoogleドライブのフォルダIDおよびファイル名を設定して次に進みます。
⑥置換対象の文字列を取得を押し、置換対象の文字列一覧を表示したあと、それぞれに③のフォームサンプルで回答された値を対応した欄にアウトプット入力し、テストを行ったあと正しくPDFが発行されていれば保存します。
※書類発行の設定詳細はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑦＋マークを押し、承認を依頼するオペレーションを選択します。
⑧任意の承認者を選択後、メッセージ欄に発行した書類のアウトプット等を埋め込み、確認できるように設定して保存します。
⑨＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールサービスを選択します。
⑩次のページで、Toに③のフォームサンプルで取得した相手先のアドレスを埋め込み、件名や本文を入力後、ファイルを添付を押し、⑥で発行した書類を添付し、保存し設定完了です。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
