■概要
フォームからの見積もり依頼に対し、都度手作業で見積書を作成して送付するのは手間がかかり、対応漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。 特に、Google スプレッドシートで見積書を管理している場合、手動での転記作業が業務を圧迫することもあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Google スプレッドシートの雛形から自動で見積書を作成し、Gmailで送付までを完結させることができ、見積書作成に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの問い合わせを起点とした見積書作成・送付業務を自動化したいと考えている営業担当者の方
- Google スプレッドシートとGmailを使い、手作業で見積書を送付している方
- 手作業による見積書の作成業務での、転記ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答内容をもとに、自動で見積書が作成・送付されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームの「回答が送信されたら」を選択し、見積もり依頼用のフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、事前に用意した見積書の雛形と連携させます。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」のアクションを設定し、作成された見積書の確認依頼などを送付します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メッセージを送る」アクションを設定し、発行された見積書を添付して取引先へ送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームは、会社名や担当者名、希望商品など、見積書作成に必要な項目を自由に設定可能です。
- Google スプレッドシートで連携する見積書の雛形ファイルや、フォームの回答内容を反映させるセルなどを任意で設定できます。
- 担当者への対応依頼機能では、依頼する担当者や、依頼メッセージの内容などを自由に設定することが可能です。
- Gmailの通知先（To, Cc, Bcc）は任意で設定可能であり、本文には固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容といった変数を埋め込むこともできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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