名刺データをOCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納

■概要

フォームで回答された名刺の画像データを解析し、Googleスプレッドシートへデータを格納します。

さらに指定した受信者に対してメールを自動送信します。

途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加やメール送付を可能にしています。

事前準備

・Googleスプレッドシートに追加したい名刺情報の列名を予め設定します。

※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「メールアドレス」 etc

※実際のスプレッドシート例はこちら https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Cpg2wR0Cz3EJY6VvZCcHVhGrTkFm7t-_K0ka2_vNLWA/edit?gid=1116898374#gid=1116898374

■作成方法

①トリガーからフォームトリガーを選択します。

②フォームの質問項目に名刺データを回答するためのファイルタイプの質問とフォーム回答者のメールアドレスを記載するテキストタイプの質問を用意します。

③次の画面で、サンプルとしてデモの名刺データとアドレスを格納・入力して保存します。

④トリガー下の+マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。

⑤アクションから「名刺情報を読み取る」を選択し、次に進みます。

⑥ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補からフォームトリガーで設定した名刺データを格納する回答項目を設定します。

⑦追加で抽出したい項目では、以下をデフォルトで取得します。それ以外の値を追加したい場合は項目を追加入力してください。

※デフォルトの取得項目:「会社名」「氏名」「部署・役職」「住所」「電話番号」「メールアドレス」

※なお、名刺内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は空またはNot Providedのような値で取得されます。

※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686

⑧テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。

⑨+マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。

⑩任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑧のテストで取得した値を{{会社名}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。

※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※担当者項目をメールアドレスで担当者を指定(外部ユーザーを指定可)にし、③のトリガーテストで取得したメールアドレスを動的に埋め込むことも可能で、このようにすることで、回答者自身に画像解析した名刺情報が正しいかどうかを確認してもらうことができます。

⑪フォームを追加をクリックし、項目に⑧で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑧で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。

※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877

⑫+マークを押し、データベースを操作するからGoogleスプレッドシートを選択後、事前に用意したシートを選択して、レコードを追加アクションを設定します。

⑬次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑪の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。

⑭+マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択します。

⑮次のページで、Toには⑪で取得しているメールアドレスを、件名や本文には任意のメッセージを設定し、保存して設定完了です。

※メールを送る操作の詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307

※Gmailを使った転送処理の方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653

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