■概要
定期的にメールで送られてくるCSVファイルの内容を、手作業でスプレッドシートにコピー＆ペーストしていませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピーミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたCSVファイルから自動でデータを抽出し、指定のスプレッドシートへ情報を追加する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にメールで受信するCSVデータを手作業でスプレッドシートに転記している方
- 複数のCSVファイルから特定のシートへデータを集約する作業に手間を感じている方
- 手作業でのデータ入力によるミスをなくし、データ管理の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールで受信したCSVファイルの内容が自動でスプレッドシートに追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションで、特定のメールを受信した際にフローが起動するように設定します
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されたCSVファイルをアップロードします
- 次に、Google スプレッドシートの「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定し、アップロードしたファイルを変換します
- ループ機能などを活用し、変換したスプレッドシートの情報を一行ずつ取得して、指定のGoogle スプレッドシートにレコードを追加します
- 最後に、処理が完了したCSVファイルと変換後のスプレッドシートをGoogle Driveのゴミ箱に移動させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、フローを起動させたい受信用アドレスや、件名・送信元などの条件を任意で設定してください
- Google Driveの各アクションでは、ファイルを格納するフォルダIDやファイル名を任意で設定することが可能です
- Google スプレッドシートの各アクションでは、変換・追加対象となるスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください
- ループ機能では、前段のオペレーションで取得した値のうち、繰り返し処理を実行したい対象のデータを任意で設定できます
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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