特定の日付になったら起動して、Google スプレッドシートで管理している請求情報を用いて請求書を送付する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

毎月の請求書発行業務は、件数が増えるにつれて確認や送付作業に多くの時間がかかり、手作業による送付漏れや宛先間違いのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定の日付になったらGoogle スプレッドシートの情報を基に自動で請求書が発行され、Gmailから取引先へ送付されるため、こうした定期的な請求業務を効率化し、ミスなく処理を進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートで請求管理を行い、手作業で請求書を送付している経理担当者の方
毎月の請求書発行業務の工数を削減し、コア業務に集中したいと考えている事業責任者の方
請求書の送付漏れや金額間違いなどのヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

毎月決まった日付に請求書の発行から送付までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
手作業での請求書作成やメール送付による、金額の入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、請求処理を実行したい日時を設定します。
オペレーションで、Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションを使い、請求対象のリストを取得します。
次に「ループ機能」を設定し、取得したリストの情報をもとに1件ずつ処理を繰り返します。
ループ処理の中で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」で各請求先の詳細情報を取得し、「書類を発行する」アクションで請求書を作成します。
続いて、Gmailの「メールを送る」アクションで、作成した請求書を取引先に送付します。
最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」で送付済みステータスなどを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートの各アクションでは、請求情報を管理しているスプレッドシートのIDを任意で設定してください。
ループ機能の設定では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した情報の中から、繰り返し処理の対象としたい値を任意で設定します。
Gmailでメールを送る設定では、宛先を任意で指定できるほか、件名や本文にGoogle スプレッドシートから取得した会社名や金額などの情報を変数として差し込むことも可能です。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。