フォームで応募があったら、応募者情報をHubSpotで管理する

■概要

Webフォームからの応募やお問い合わせに対し、応募者情報を手作業でHubSpotへ転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスや対応漏れのリスクが伴います。特に、応募数が増えるほど担当者の負担は大きくなるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomで作成したフォームに回答が送信されたタイミングで、自動で応募者情報をHubSpotに登録・更新することが可能です。応募者管理のプロセスを自動化し、スムーズな情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームからの応募者情報を手作業でHubSpotに入力している採用担当者の方
• セミナーや資料請求フォームからのリード情報をHubSpotで管理しているマーケティング担当の方
• 応募者管理における手作業をなくし、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答後、自動でHubSpotに情報が連携されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、応募者へのスピーディーで正確な対応を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、フォームの回答情報をもとにHubSpotにコンタクトが存在するかを検索し、その結果に応じて処理を分岐させます。
4. コンタクトが存在する場合、HubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを更新」アクションで既存のコンタクト情報を更新し、Slackで担当者に通知します。
5. コンタクトが存在しない場合、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションで新規にコンタクトを作成し、Slackで担当者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、氏名、連絡先、希望職種など、応募者から取得したい情報に合わせて質問項目を自由に設定できます。
• HubSpotで既存コンタクトを検索する際、メールアドレスや会社名など、検索のキーとなる項目を任意で設定することが可能です。
• 分岐機能では、フォームの回答内容（例：特定の職種への応募など）に応じて、Slackの通知先チャンネルを変更するといった条件を自由に設定できます。
• Slackへの通知は、送信先のチャンネルやダイレクトメッセージ、メッセージ内容を任意で設定でき、フォームの回答内容をメッセージに含めることも可能です。

■注意事項

• HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。