メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードして、更に別サイトにファイルをコピーする

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Microsoft SharePoint

を自動連携できます。

■概要

メールで受け取った重要なファイルを、手作業でMicrosoft SharePointにアップロードし、さらに別のサイトへコピーする作業は手間がかかる上に、対応漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このような定型的なファイル管理業務は、日々の業務の中で見過ごされがちですが、積み重なると大きな負担になり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付ファイルのMicrosoft SharePointへのアップロードから別サイトへの複製までを自動で完結させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

メールで受け取るファイルをMicrosoft SharePoint上で管理、共有している方
手作業でのファイルアップロードやコピーに手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方
ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

メール受信からファイルアップロード、コピーまでの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
ファイルのアップロード忘れやコピー先の指定間違いといった、手作業によるヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メールトリガーで受け取った添付ファイルを指定のサイトにアップロードします。
最後に、同じくオペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、アップロードしたファイルを任意の別サイトにコピーします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

メールトリガーの設定では、Yoomが発行する専用のメールアドレスを利用するだけでなく、件名や本文の内容に応じてフローを起動させるなど、トリガー条件を任意で設定できます。
Microsoft SharePointの各アクションでは、メールトリガーで取得した件名や送信者情報などをファイル名に引用したり、アップロード先のフォルダを動的に指定したりと、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

@pocketで取引先が登録されたら Microsoft SharePointにフォルダを作成する

@pocketで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。担当者はフォルダ作成の手間から解放されて、顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中できます。

詳細を見る

Microsoft SharePointの新規ファイルをもとに、関連ワードをSerpApiで検索して通知する

Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにOCRで内容抽出し、SerpApiで関連情報を検索して通知するフローです。手動検索の手間を省き、転記ミスを防ぎます。

詳細を見る

SlackでメンションされたキーワードでMicrosoft SharePointを一括検索し、結果をGoogle スレッドシートに追加する

Slackのメンションを合図にMicrosoft SharePointを検索し、結果をGoogle スプレッドシートへ自動記録するワークフローです。ファイル探索と転記の手間を抑え、依頼対応をスムーズに行います。

詳細を見る

フォームに回答されたら、SharePointから書類の雛形をダウンロードしてSlackに通知する

フォームの回答をもともにSharePoint内にある特定のファイルをダウンロードして、Slackに通知するフローです。‍

詳細を見る

BoxにアップロードされたファイルをMicrosoft SharePointに格納する

Boxに追加されたファイルを自動でMicrosoft SharePointへコピーするフローです。手動移行の手間やアップロード漏れを減らし、ファイル管理の精度と作業効率を高めます。

詳細を見る

Microsoft SharePointにファイルが作成されたら、Slackに通知する

Microsoft SharePointのファイル作成をトリガーにSlackへ自動通知するフローです。連絡の手間や漏れを抑え、チームの情報共有をスムーズにし、作業負担を軽減します。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Microsoft SharePoint

YoomではSharePointのAPIとノーコードで連携し、SharePointに関する様々な業務を自動化できます。例えば、SharePoint内にフォルダを作成し、そのフォルダへ任意のファイルを自動的にアップロードしたり、SharePoint内のファイルを自由に複製することが可能です。メールで受信した添付ファイルを自動的にSharePointへ格納したり、CRMと連携して顧客毎のフォルダをSharePoint内に自動的に作成するなど、様々なユースケースでご利用いただけます。

関連アプリ