■概要
Googleフォームで受け付けた予約内容を、一件ずつ手作業でGoogleカレンダーに登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけでGoogleカレンダーへの予定登録が自動で実行されるため、予約管理業務の効率化に貢献します。手作業による転記の手間や、ヒューマンエラーのリスクを軽減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとGoogleカレンダーで予約管理をしており、手作業での登録に手間を感じている方
- フォームからの予約内容をカレンダーへ転記する際の、入力ミスや登録漏れを防止したい方
- 予約受付から予定登録までを自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると自動で予定が作成されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAIのデータ変換機能を使い、フォームで受け付けた開始時間をもとに予定の終了時刻を作成します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、フォームの回答内容と作成した終了時刻をもとに「予定を作成」するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「サンクスメールを送信」アクションを設定し、回答者へ予約完了のメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動の対象としたいフォームのIDを任意で指定してください。
- AIによるデータ変換では、変換したい対象のテキストや変換のルールを業務内容に合わせて自由に設定可能です。
- Googleカレンダーの予定作成では、予定のタイトルや説明欄などに、Googleフォームから取得した回答内容を埋め込むといった設定ができます。
- Gmailでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定でき、本文にはフォームの回答内容を変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」をご参照ください。
