■概要
取引先からメールで送られてくる請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか。手作業での確認は、見落としや他の業務を圧迫する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、請求書が添付されたメールの受信をきっかけに、AIが自動で内容を読み取り、Slackへ通知するまでの一連の流れを自動化できます。これにより、請求書処理の抜け漏れを防ぎ、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する請求書の開封、確認、転記作業に手間を感じている経理担当者の方
- 請求書の処理状況の共有を手作業で行っており、通知漏れなどのミスをなくしたい方
- AI-OCRなどの技術を活用して、請求書の確認やデータ化を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの監視から請求書内容の読み取り、Slackへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 人の手による確認作業が不要になるため、請求金額の読み間違いや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信メールに添付された請求書ファイルから文字情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで担当者へ対応を依頼する機能を設定し、抽出した請求書情報をもとに確認依頼などを作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出データや依頼内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、特定の送信元アドレスや件名、本文に特定のキーワードを含むメールのみを対象とするなど、細かな条件設定が可能です。
- OCR機能では、請求書の中から読み取りたい項目(例:請求金額、支払期日、取引先名など)を任意で指定し、必要な情報だけを抽出できます。
- 担当者への依頼内容は、OCRで読み取った請求金額などの情報を変数として本文に埋め込んだり、定型文を追加したりと柔軟な設定ができます。
- Slackへの通知先チャンネルやメンション相手は自由に設定でき、通知メッセージも固定の文章とOCRで読み取った情報を組み合わせて作成することが可能です。
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。