フォームに入力された内容を用いてGoogle スプレッドシートで請求書を発行し、承認後送付するワークフロー

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

毎月発生する請求書の発行や送付業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。特に手作業での書類作成やメール送付は、転記ミスや宛先間違いなどのリスクも伴います。このワークフローは、フォームから入力された情報を元に、Google スプレッドシートで請求書を自動で発行し、社内の承認プロセスを経てGmailで自動送付する一連の流れを構築するものです。定期的な請求業務の負担を減らし、コア業務に集中できる環境作りを支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートで請求書を管理しており、発行から送付までを自動化したい方
毎月の請求書送付業務で、金額や宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい経理担当者の方
繰り返し発生する定型業務を効率化し、より付加価値の高い業務に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

指定したスケジュールで請求書の発行から承認、送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業によるデータの転記やメール作成が不要になるため、金額や送付先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、フォームトリガーを選択し、書類発行に必要な項目を設定します。
次に、オペレーションで「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定し、用意した請求書の雛形から書類を発行します。
続いて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、発行した請求書の内容を担当者に承認依頼します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、承認された請求書を取引先に自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

書類発行機能では、請求書の雛形として使用するGoogle スプレッドシートのファイルや、値を反映させたいセルなどを自由に設定できます。
承認依頼機能では、承認を依頼する担当者や、依頼時のメッセージ内容に請求金額や取引先名といった情報を変数として含めることが可能です。
Gmailの設定では、送付先のメールアドレスや件名、本文などを任意で設定でき、発行した請求書を添付ファイルとして送付することもできます。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。