入力フォームの情報でスプレッドシートの雛形からPDF帳票を作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Webフォームで受け付けた情報をもとに、見積書や請求書などの帳票を手作業で作成・送付する業務は手間がかかりませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといった人的なエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで、Google スプレッドシートの雛形から自動でPDF帳票を作成し、Gmailで送付する一連の業務を自動化できるため、これらの課題をスムーズに削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

フォームから受け付けた情報をもとに、手作業で帳票作成を行っている方
Google スプレッドシートで作成した雛形を利用して、PDF帳票を効率的に発行したい方
手作業によるデータ転記や書類の送付ミスを減らし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信を起点に、Google スプレッドシートの雛形からの帳票作成とメール送付までを自動化し、手作業にかかる時間を短縮します。
フォームの情報を直接PDF帳票に反映するため、手作業での転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、帳票発行の起点となるフォームを設定します。
次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを選択し、Google スプレッドシートのテンプレートから帳票を作成するように設定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された帳票を指定の宛先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートから書類を発行する際のファイル名は、任意で設定することが可能です。
「メールを送る」オペレーションでは、送付先のメールアドレス、件名、本文を任意の内容で設定できます。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。