kintoneに音声データが登録されたら、自動で文字起こしして、Microsoft Teamsに通知する
kintoneに音声データが登録されたら、自動で文字起こしして、Microsoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
kintoneに保存した商談や会議の音声データについて、その後の文字起こしやチームへの共有を手作業で行っていませんか？重要な情報であるにもかかわらず、対応が後回しになったり共有漏れが発生したりするケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneへの音声ファイル登録をトリガーに、文字起こしからMicrosoft Teamsへの通知までを自動化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで管理する音声データの文字起こし作業に手間を感じている方
- 会議や商談の議事録作成を効率化し、迅速にチームへ共有したい方
- 手作業での文字起こしや通知による、対応の遅れや共有漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのファイル登録から文字起こし、通知までが自動で実行されるため、議事録作成や情報共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスやMicrosoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
- トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」と「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、登録された音声ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションで文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャットにメッセージを送る」アクションを設定し、文字起こし結果を任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、対象となるアプリやレコードの条件を任意で設定してください。また、音声ファイルが保存されているフィールドも指定が必要です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送付するチームやチャネル、通知するメッセージの文面などを任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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