■概要
メールで受け取った写真の管理や、手作業でのPDFへの変換に手間を感じていませんか？特に、複数の写真を扱う場合、一つひとつダウンロードして変換し、所定の場所に保存する作業は時間がかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の写真付きメールを受信するだけで、オンラインツールを使った写真のPDF変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取る写真の管理が煩雑で、効率的なPDFへの変換方法を探している方
- 手作業による写真のPDF変換と保存作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- RPAなどを活用して、定型的なファイル変換業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの写真受信を起点に、PDFへの変換とGoogle Driveへの保存が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのファイル操作が不要になることで、ダウンロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、指定したラベルが付いたメールの受信を起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします
- オペレーションでRPA機能を選択し、写真のPDF変換を行うオンラインツールなどのブラウザ操作を記録・設定します
- オペレーションでデータ変換機能を選択し、正規表現を用いて、保存したいファイル名を生成・整形します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
- RPA機能では、写真のPDF変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやPDFのファイル名を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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