■概要
新しい従業員の入社手続きで、Google スプレッドシートの情報をSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていませんか?こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに従業員情報が追加されると、SmartHRへの登録が自動で実行されるため、面倒な転記作業から解放され、より正確で迅速な従業員管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartHRで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録を手作業で行っており、入力ミスや作業の遅延に課題を感じている方
- 入社手続きに関する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSmartHRに従業員が登録され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を登録するため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSmartHRを選択し、「事業所情報の取得」アクションで対象の事業所情報を取得します。
- 次に、取得した事業所情報とスプレッドシートの情報を元に、SmartHRの「従業員の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで処理済みであるステータスなどを更新します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたいスプレッドシートIDやシート名などを任意で設定してください。
- SmartHRのオペレーション設定では、従業員情報を登録したい任意のテナントIDを設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。