■概要
特定のメールに添付されたファイルを、都度手動でDropboxに保存する作業に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、失念してしまうと業務に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でDropboxに格納できるため、手作業によるファイル保存の手間を減らし、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでのファイル授受が頻繁で、Dropboxへの格納作業を効率化したい方
- 複数人から送られてくるファイルを一元管理しており、保存漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- メールの添付ファイルを起点とした業務プロセス全体の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から添付ファイルのダウンロード、Dropboxへの格納までの一連の作業を自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者によるファイル内容の確認フローを設けます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「Dropboxにファイルを格納」アクションを設定し、承認されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、自動化の対象としたいメールの差出人アドレス、件名、本文に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダや保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です。
■注意事項
- DropboxとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
