・
コンタクト情報の転記作業を自動化し、時間コストを削減しませんか？
ApolloとGoogle スプレッドシートの連携により、データ管理を効率化し、業務の生産性向上を促進します。
この記事では、ノーコードで手軽に導入できる連携方法と、そのメリットについて詳しく解説します。
手動でのデータ転記に悩んでいる方は、ぜひこのアプリ連携をお試しください。
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
こんな方におすすめ
ApolloとGoogle スプレッドシートの連携メリットと具体例
メリット1:データ整合性の向上
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加することでデータの重複や誤入力を防ぐことができます。
手動でのデータ管理はミスのリスクが高く、特に大量のコンタクト情報を扱う際、そのリスクが高まります。
しかし、アプリ連携により、ApolloのシステムからGoogle スプレッドシートへのデータ転送が自動的に行われるため、データの整合性が保たれ、手動作業の時間削減につながります。
これにより、営業チームやマーケティングチームは正確な最新情報にアクセスでき、効率的な業務運営がサポートされます。
メリット2:データ分析の効率化
Apolloから自動でコンタクト情報を追加することで、スプレッドシートに最新のデータが継続的に反映され、手動での更新作業が不要になります。
これにより、正確な情報をもとに、データ分析や意思決定がしやすくなると考えられます。
例えば、新規リードや顧客情報を活用して、マーケティングキャンペーンの成果をタイムリーに測定したり、営業チームのパフォーマンス評価をサポートします。
情報がタイムリーに更新されることで、状況の変化にも柔軟に対応でき、次に取るべき行動を迅速に判断しやすくなると考えられます。
メリット3:チーム間の連携強化
Google スプレッドシートは複数のユーザーが同時にアクセス・編集できるため、チーム間の連携強化が期待できます。
Apolloからのコンタクト情報が自動でスプレッドシートに反映されると、営業チームやマーケティングチーム、カスタマーサポートチームが同じデータに素早くアクセスできるため、情報の伝達漏れや連絡にかかるタイムロスを防げるでしょう。
例えば、営業チームが新規リード情報をマーケティングチームと即座に共有し、キャンペーンのターゲットを素早く変更するといった柔軟な対応をサポートします。
ApolloとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にApolloとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成していきましょう。
今回は、専門知識がなくても直感的に操作できるYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Apollo／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
ステップ1：ApolloとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ApolloとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google スプレッドシートの連携方法は以下のナビの中でご紹介していますので、確認して進めてください。
次にApolloとYoomのマイアプリ連携を行いましょう。
続いて、Apolloのマイアプリ登録を行いましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定します。
こちらの画面に移動し、「APIキー」→「新しいキーを作成」の順でクリックしてAPIキーを作成しましょう。
作成できたら、Yoom画面に戻って「アクセストークン」を設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
次にフローボットのテンプレートを使用して、設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
ステップ3：Apolloのトリガーを設定
次にApolloのトリガーを設定します。
「コンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルを編集し、アカウント情報を確認します。
「Apolloと連携するアカウント情報」で選択されているかアカウントを確認しましょう。
タイトルは任意で編集できますが、「トリガーアクション」は変更せず、「次へ」をクリックしてください。
アプリトリガーを設定します。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。
設定後「テスト」をクリックしてください。
テスト後、アウトプット（取得した値）にApolloから取得した情報が表示されているか確認しましょう。
アウトプット（取得した値）はフローボットが起動する毎に変動する値です。
アウトプット（取得した値）についてはヘルプページを確認しておきましょう！
ステップ4：Google スプレッドシートのアクションを設定
続いてGoogle スプレッドシートのアクションを設定します。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
ここでは以下のGoogle スプレッドシートのデータベースを用意しました。
Google スプレッドシートで連携したいデータベースを作成したら設定に進みましょう。
先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、実行アクションは変更せずページを下にスクロールしてください。
スプレッドシートの接続設定を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を直接入力、または候補から設定し「次へ」をクリックしてください。
次に「追加するレコードの値」を設定します。
各欄をクリックし、Apolloのアウトプット（取得した値）から該当項目を選択してください。
全て選択したら「テスト」をクリックし、指定したスプレッドシートにデータが保存されるか確認しましょう。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：動作を確認しよう
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでApolloで登録されたコンタクト情報がGoogle スプレッドシートに自動追加されます。
Google スプレッドシートのデータをApolloに連携したい場合
今回はApolloとGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートからApolloへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートで追加された人物情報をApolloで取得しGoogle スプレッドシートに追加する
このテンプレートを活用すれば、手動で行う業務の負担を軽減できるため、作業時間を短縮できるでしょう。
たとえば、営業チームが検索したい人物情報をGoogle スプレッドシートに入力するだけで、指定した人物をApolloで検索することが可能です。
Google スプレッドシートで追加された人物情報をApolloで取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
ApolloとGoogle スプレッドシートのその他自動化例
Yoomでは、ApolloとGoogle スプレッドシートに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ApolloとGoogle スプレッドシートでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Apolloの自動化例
フォームの回答内容やメールの内容をApolloに自動追加できます。
Google スプレッドシートの自動化例
kintoneやSTORES予約の予約情報をGoogle スプレッドシートに登録できます。他にも便利な自動化例がありますのでお試しください。
STORES予約で登録された予約情報をSlackで通知しスプレッドシートに格納します
LINE公式アカウントで友だち登録されたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
フォームに回答がされたら、Google スプレッドシートへ情報を追加、Gmailへ回答内容を送信するフローです。
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
kintoneステータスが更新されたらサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形を利用して見積書を発行し承認後にGmailで送付します。
まとめ
ApolloとGoogle スプレッドシートの連携は、データ管理の効率化と業務の生産性向上の効果が期待できます。
データの整合性を保ちつつ、分析や意思決定をスピーディーに行いたい方にとって、この連携は有用です。今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：
通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正しましょう。
修正後、再度フローボットを起動してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
通知先については、メール以外にSlackやChatworkに通知することも可能です。
Q：Google スプレッドシートからApolloへの連携も可能ですか？
A：
はい、可能です。
トリガーとアクションを変更すれば実現できます。
Q：既存データの更新は可能ですか？
A：
Apolloのアクションを「コンタクトが更新されたら」に変更すれば実現可能です！
