Google Driveは、ドキュメント、スプレッドシート、写真、動画など、様々なファイルをクラウド上で保存・共有できる便利なサービスですよね。
こうしたリスクに備えるには定期的なバックアップが有効ですが、手動で行うのは手間がかかりますし、つい忘れてしまいがちです。
この記事では、こうしたバックアップに関する課題を解決するために、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、自動で別の指定フォルダへバックアップを作成する方法 をご紹介します！
簡単なステップで、大切なデータを守る仕組みを構築しましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Google Driveにファイルがアップロードされたら自動でバックアップを作成する」自動化テンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のテンプレートを使えば、すぐに自動化を始められます！
Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成する
試してみる
■概要
重要なファイルをGoogle Driveで管理する際、万が一の事態に備えたバックアップを手作業で行うのは手間がかかる上に、コピー漏れなどのミスも起こりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップ作業に課題を感じている方 ファイルのバックアップ作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの安全性を高めたい方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
特定フォルダへのファイル追加をトリガーに自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業で行っていたコピー作業の時間を短縮できます。 手作業によるファイルのコピー漏れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの整合性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルをバックアップ用のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このテンプレートではGoogle Driveを使用していますが、ユーザーの利用環境に応じて、他のオンラインストレージアプリに置き換えるカスタマイズが可能です。 トリガーで使用する特定のフォルダや、オペレーションでバックアップ先として指定するフォルダは、任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveのファイルを自動バックアップして活用する方法
Google Driveのファイルを自動でバックアップするだけでなく、バックアップが完了したことを普段使っているツールに通知できれば、さらに便利になります。
ここでは、バックアップの自動化と様々な通知ツールを連携させる具体的な例をいくつか紹介していきます。
Google Driveにファイルがアップロードされたら自動でバックアップを作成する
まずはシンプルにバックアップ作業を自動化したい、という方向けの基本的なテンプレートです。Google Driveにファイルがアップロードされると、自動で指定したフォルダにファイルのコピーを作成します。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成する
試してみる
■概要
重要なファイルをGoogle Driveで管理する際、万が一の事態に備えたバックアップを手作業で行うのは手間がかかる上に、コピー漏れなどのミスも起こりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで重要なファイルを管理しており、手動でのバックアップ作業に課題を感じている方 ファイルのバックアップ作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの安全性を高めたい方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
特定フォルダへのファイル追加をトリガーに自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業で行っていたコピー作業の時間を短縮できます。 手作業によるファイルのコピー漏れや、誤った場所への保存といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの整合性を保つことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルをバックアップ用のフォルダへアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このテンプレートではGoogle Driveを使用していますが、ユーザーの利用環境に応じて、他のオンラインストレージアプリに置き換えるカスタマイズが可能です。 トリガーで使用する特定のフォルダや、オペレーションでバックアップ先として指定するフォルダは、任意で設定してください。 ■注意事項
Google DriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveのバックアップ完了をチャットツールに自動で通知する
Google Driveにファイルがアップロードされると、指定したフォルダへバックアップを作成し、その完了をSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールへ自動で通知します。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Slackに通知する
試してみる
■概要
Google Driveにアップロードされた重要ファイルのバックアップ作成や、関係者への通知を手作業で行っていませんか。こうした手作業は、対応漏れやヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ファイルのアップロードをトリガーに、指定フォルダへの自動バックアップとSlackへの通知までを実行するため、重要なファイル管理を効率化し、安全性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイルバックアップを手作業で行い、手間を感じている方 ファイルの追加をSlackで都度通知しており、連絡漏れを防ぎたいと考えている方 重要なファイルの管理体制を強化し、業務の属人化を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルのアップロードを起点にバックアップ作成と通知が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルのバックアップ漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルにバックアップ完了の旨を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象のフォルダを任意で指定してください。 Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、バックアップ先のフォルダを任意で指定する必要があります。 Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を、運用に合わせて任意の内容に設定してください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
日々の業務でGoogle Driveに重要なファイルをアップロードする際、手動でバックアップを作成したり、関係者に通知したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動でバックアップを作成し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、手作業による手間やミスの発生を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル管理で、手動でのバックアップ作業を負担に感じている方 Microsoft Teamsを使い、チームへの迅速なファイル共有や更新通知を実現したい方 ファイルのバックアップ漏れや通知忘れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードを起点に、バックアップ作成から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業で起こりがちなファイルのコピー忘れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションで監視対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ用のフォルダにアップロードします。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルにバックアップ完了の旨を通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるため、あらかじめアカウントの種類をご確認の上、設定してください。
Google Driveのバックアップ完了をメールツールに自動で通知する
Google Driveへのファイルアップロードをトリガーとして、指定フォルダへバックアップを作成後、GmailやOutlookなどのメールツールへ完了通知を自動送信します。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Google Driveで重要なファイルを管理する際、手動でのバックアップ作成や関係者への共有連絡に手間を感じることはないでしょうか。ファイルの複製ミスや通知漏れは、業務に支障をきたす可能性もあり、注意が必要です。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、指定フォルダへのバックアップ作成とGmailでの通知を自動化し、ファイル管理の正確性と効率性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでチームのファイルを管理し、バックアップ作業を効率化したい方 ファイルの更新を手動で検知し、都度Gmailで関係者に通知している担当者の方 定期的なバックアップ作業の抜け漏れを防ぎ、ファイル管理を徹底したい方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードからバックアップ作成、関係者への通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのコピー＆ペーストやメール作成が不要になるので、ファイルの複製ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にバックアップ完了の通知を送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。 Google Driveのファイルアップロード設定では、バックアップ先のフォルダを任意で設定してください。 Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに重要なファイルがアップロードされるたびに、手動でバックアップフォルダにコピーし、関係者にOutlookで通知する作業は手間がかかるだけでなく、コピー忘れや通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知して、自動でバックアップを作成しOutlookで通知までを完結できるため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveでのファイル管理とバックアップを手作業で行っている方 ファイルの更新情報を都度Outlookを使ってチームに共有している方 ファイル管理におけるコピー忘れや通知漏れなどのミスを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのアップロードをきっかけに、バックアップ作成と通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルのコピー忘れや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。 、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のバックアップ用フォルダにアップロードします。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがバックアップされた旨を関係者に自動で通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダへのファイルアップロードを監視対象とするか、任意のフォルダを指定してください。 ファイルをバックアップするGoogle Driveのオペレーションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定してください。 Outlookで通知を送るアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容などを自由に設定できます。 Outlookとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。
Google Driveのファイルを自動でバックアップするフローを作ってみよう
ここでは、Yoomを使ってGoogle Driveのファイルを自動でバックアップするフローを作成する手順の概要をご紹介します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローボット設定の流れ
Google Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定とアクション設定
フローをONにし、実際にファイルがバックアップされるか確認
[[ 193102]]
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリック します。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
[[ 193102]]
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら 」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
トリガー起動間隔 フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。ご利用プラン によってによって最短の起動間隔が異なります。
フォルダID ファイル・フォルダを格納するフォルダを指定します。
指定したフォルダに、テスト用にファイルをアップロードしてください。
ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリック します。
成功すると、以下のように項目・値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」
テンプレートの2つ目をクリックします。
(1/2)アクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
（2/2）詳細を設定
ファイルID 事前設定で前の操作で取得したファイルIDの引用コードが埋め込まれています。「←Google Drive〜〜」の指示文は削除 してテストに進んでくださいね。
テストボタンをクリック します。
保存するをクリック します。
ステップ5：アプリと連携する「ファイルをアップロードする」
テンプレートの3つ目をクリックしましょう。
（1/2）アクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
（2/2）API接続設定
格納先のフォルダID 最初の操作と同じように、編集欄をクリックして表示されるプルダウンメニュー内の候補から、「バックアップ用」のフォルダを選択してください。
ファイル名 事前設定で、ファイル名の引用タグが埋め込まれています。このタグも、編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。指示文「←Google Drive〜」を削除 してください。
各設定が終わったら、テストボタン をクリックします。成功すると、指定したフォルダにファイルがアップロードされます。
これで、自動バックアップができました。
保存するをクリック します。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。
Google Driveを使ったその他の自動化例 Google Driveを活用した自動化は、今回ご紹介したファイル連携以外にも様々な業務に応用可能です。
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
試してみる
■概要
DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.頻繁に契約書を締結し、管理する必要がある方
法務部の担当者 セールス担当者や営業アシスタント プロジェクトマネージャー 2.手動での契約書管理を減らし、自動化したいと考えている方
業務の効率化を目指している中小企業の経営者 契約書の管理を効率的に行いたい法務アシスタントや管理者 3.DocuSignとGoogle Driveを日常的に活用している方
DocuSignを使用して契約書の締結を行っているユーザー Google Driveを利用してファイル管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・DocuSignでエンベロープが完了した後、自動的にGoogle Driveにファイルが格納されるため、手動でのファイル保存作業が不要になります。
・ドキュメントの保存プロセスが自動化されるため、管理負担が軽減されます。
■注意事項
・DocuSign、GoogleDriveそれぞれとYoomを連携してください。
Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。 Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームからの依頼に基づき、手作業で請求書を作成・管理している方 請求書発行時の転記ミスや、Google Driveへの保存漏れを防ぎたいと考えている方 定型的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から請求書発行、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に請求書を発行し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDや、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。 Google Driveのファイル検索アクションでは、請求書の雛形となるファイルが保存されているフォルダのIDとファイル名を指定してください。 Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先フォルダID、出力するファイル名を任意で設定できます。また、フォームのどの回答を書類のどこに反映させるか、といった置換条件も設定してください。 ■注意事項
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したミーティングを頻繁に行う方
・社内のミーティングを行う統括部門の方
・ウェビナーなどを企画開催するプランナーや企画部門の方
・Web面接を担当する人事部門の方
2.Google Driveによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ミーティング終了後に自動でファイルの格納を行うので、手間が削減できます。
・定型業務の自動化することによりDXを推進します。
■注意事項 ・Zoomと Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
この記事では、Google Driveのファイルを自動でバックアップする方法についてご紹介しました。
重要なファイルを誤って削除してしまったり、アカウントにアクセスできなくなったりするリスクに備え、自動バックアップの仕組みを構築しておくことは大切です。Yoomのようなノーコードツールを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単な設定で自動化を実現できます。
面倒なバックアップ作業から解放され、データ消失のリスクを低減し、より安心してGoogle Driveを活用しましょう。
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