Google Driveのバックアップ完了をチャットツールに自動で通知する
Google Driveにファイルがアップロードされると、指定したフォルダへバックアップを作成し、その完了をSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールへ自動で通知します。
バックアップの実行状況を把握できるため、チーム内での情報共有もスムーズになるため、対応漏れの防止にもつながります。
・
Google Driveは、ドキュメント、スプレッドシート、写真、動画など、様々なファイルをクラウド上で保存・共有できる便利なサービスですよね。
多くのビジネスシーンや個人利用で活用されていますが、「もし操作ミスで重要なファイルを消してしまったら…」「アカウントにアクセスできなくなったらどうしよう…」といったデータ消失のリスクも考えておく必要があります。
こうしたリスクに備えるには定期的なバックアップが有効ですが、手動で行うのは手間がかかりますし、つい忘れてしまいがちです。
どのファイルをバックアップしたか管理するのも、ファイルが増えるほど大変になりますよね。
この記事では、こうしたバックアップに関する課題を解決するために、<span class="mark-yellow">Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、自動で別の指定フォルダへバックアップを作成する方法</span>をご紹介します！
ツールを活用すれば、難しい設定なしに自動化できます。
簡単なステップで、大切なデータを守る仕組みを構築しましょう。
Yoomには「Google Driveにファイルがアップロードされたら自動でバックアップを作成する」自動化テンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のテンプレートを使えば、すぐに自動化を始められます！
Google Driveのファイルを自動でバックアップするだけでなく、バックアップが完了したことを普段使っているツールに通知できれば、さらに便利になります。
ここでは、バックアップの自動化と様々な通知ツールを連携させる具体的な例をいくつか紹介していきます。
気になるものがあれば、クリックして設定を試してみましょう！
まずはシンプルにバックアップ作業を自動化したい、という方向けの基本的なテンプレートです。Google Driveにファイルがアップロードされると、自動で指定したフォルダにファイルのコピーを作成します。
手動でのバックアップ作業の手間をなくし、バックアップ忘れによるデータ消失リスクを低減できます。
Google Driveにファイルがアップロードされると、指定したフォルダへバックアップを作成し、その完了をSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールへ自動で通知します。
バックアップの実行状況を把握できるため、チーム内での情報共有もスムーズになるため、対応漏れの防止にもつながります。
Google Driveへのファイルアップロードをトリガーとして、指定フォルダへバックアップを作成後、GmailやOutlookなどのメールツールへ完了通知を自動送信します。
普段からメールでの情報確認が中心の方におすすめで、関係者へのバックアップ完了報告なども自動化できます。
ここでは、Yoomを使ってGoogle Driveのファイルを自動でバックアップするフローを作成する手順の概要をご紹介します。
Google Driveにファイルがアップロードされたこと（トリガー）をきっかけに、指定した別のフォルダにそのファイルをコピー（アクション）する、という流れで自動化を実現します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。
この工程は、Google Driveのフォルダの指定と、発生したイベント（ファイルかフォルダの新規格納）があったことを検知させる設定を行います。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
指定したフォルダに、テスト用にファイルをアップロードしてください。
ファイルが空・もしくはファイルをアップロードして1時間以上経つ場合はファイルを検知できずエラーになります。
ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリックします。
成功すると、以下のように項目・値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。
この工程では、格納されたファイル・フォルダをダウンロードする設定を行います。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
テストボタンをクリックします。
成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックしましょう。
この工程では、指定したフォルダに前の操作でダウンロードしたファイルをアップロードします。
この工程がバックアップフォルダを有効にしています。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
各設定が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、指定したフォルダにファイルがアップロードされます。
これで、自動バックアップができました。
保存するをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。
デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Google Driveを活用した自動化は、今回ご紹介したファイル連携以外にも様々な業務に応用可能です。
ここでは、日々の業務をさらに効率化するためのテンプレートをいくつかご紹介します。
この記事では、Google Driveのファイルを自動でバックアップする方法についてご紹介しました。
重要なファイルを誤って削除してしまったり、アカウントにアクセスできなくなったりするリスクに備え、自動バックアップの仕組みを構築しておくことは大切です。
手動でのバックアップは手間がかかり、忘れがちですが、<span class="mark-yellow">Yoomのようなノーコードツールを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単な設定で自動化を実現できます。</span>
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、別のフォルダにコピーする」という基本的なフロ以外にも、業務に合わせてカスタマイズすることも可能です。
面倒なバックアップ作業から解放され、データ消失のリスクを低減し、より安心してGoogle Driveを活用しましょう。
ぜひ、Yoomで自動化の第一歩を踏み出してみてください。
.avif)
.avif){kind=small}
.avif)
.webp)
.webp)