【ノーコードで実現】Google Driveのファイルを自動でバックアップする方法

Google Driveは、ドキュメント、スプレッドシート、写真、動画など、様々なファイルをクラウド上で保存・共有できる便利なサービスですよね。
多くのビジネスシーンや個人利用で活用されていますが、「もし操作ミスで重要なファイルを消してしまったら…」「アカウントにアクセスできなくなったらどうしよう…」といったデータ消失のリスクも考えておく必要があります。

こうしたリスクに備えるには定期的なバックアップが有効ですが、手動で行うのは手間がかかりますし、つい忘れてしまいがちです。
どのファイルをバックアップしたか管理するのも、ファイルが増えるほど大変になりますよね。

この記事では、こうしたバックアップに関する課題を解決するために、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされた際に、自動で別の指定フォルダへバックアップを作成する方法をご紹介します！
ツールを活用すれば、難しい設定なしに自動化できます。

簡単なステップで、大切なデータを守る仕組みを構築しましょう。

とにかく早く試したい方へ

Yoomには「Google Driveにファイルがアップロードされたら自動でバックアップを作成する」自動化テンプレートが用意されています。

今すぐ試したい方は、以下のテンプレートを使えば、すぐに自動化を始められます！

Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成する」フローは、Google Driveの運用を効率化し、データ保護を強化する業務ワークフローです。
ファイルがアップロードされるたびに手動でバックアップを取る手間を省き、自動的に指定フォルダへコピーすることで、作業負担を軽減します。
これにより、重要なデータの漏れや紛失リスクを抑えつつ、スムーズなファイル管理が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に活用しているビジネスユーザーの方
・データのバックアップ作業に時間を取られているIT担当者の方
・ファイル管理の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・データの安全性を高めるために自動バックアップを導入したい経営者の方
・複数のプロジェクトで大量のファイルを扱うクリエイティブチームの方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveのファイルを自動バックアップして活用する方法

Google Driveのファイルを自動でバックアップするだけでなく、バックアップが完了したことを普段使っているツールに通知できれば、さらに便利になります。

ここでは、バックアップの自動化と様々な通知ツールを連携させる具体的な例をいくつか紹介していきます。
気になるものがあれば、クリックして設定を試してみましょう！

Google Driveにファイルがアップロードされたら自動でバックアップを作成する

まずはシンプルにバックアップ作業を自動化したい、という方向けの基本的なテンプレートです。Google Driveにファイルがアップロードされると、自動で指定したフォルダにファイルのコピーを作成します。
手動でのバックアップ作業の手間をなくし、バックアップ忘れによるデータ消失リスクを低減できます。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成する」フローは、Google Driveの運用を効率化し、データ保護を強化する業務ワークフローです。
ファイルがアップロードされるたびに手動でバックアップを取る手間を省き、自動的に指定フォルダへコピーすることで、作業負担を軽減します。
これにより、重要なデータの漏れや紛失リスクを抑えつつ、スムーズなファイル管理が実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に活用しているビジネスユーザーの方
・データのバックアップ作業に時間を取られているIT担当者の方
・ファイル管理の自動化を通じて業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・データの安全性を高めるために自動バックアップを導入したい経営者の方
・複数のプロジェクトで大量のファイルを扱うクリエイティブチームの方

■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveのバックアップ完了をチャットツールに自動で通知する

Google Driveにファイルがアップロードされると、指定したフォルダへバックアップを作成し、その完了をSlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールへ自動で通知します。
バックアップの実行状況を把握できるため、チーム内での情報共有もスムーズになるため、対応漏れの防止にもつながります。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Slackに通知する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Slackに通知する」ワークフローは、データ管理とチームコミュニケーションの効率化を実現する業務ワークフローです。
Google Driveにファイルをアップロードするたびに、自動的にバックアップが指定フォルダに保存され、さらにSlackを通じてチームに通知が自動送信されます。
これにより、データの安全性を確保しつつ、情報共有がスムーズに行えるため、日常業務の生産性向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでのファイル管理に時間を取られているビジネスユーザーの方
・自動でデータバックアップを行い、データ保護を強化したいIT担当者の方
・チーム内で最新のファイル情報をスムーズに共有したいプロジェクトリーダーの方
・手動バックアップによるミスや漏れを防ぎたい方
・業務ワークフローの自動化を進め、効率化を図りたい経営者や管理者の方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知する」
フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションを効率化する業務ワークフローです。
Yoomを活用してGoogle Driveのアップロードを検知し、自動でバックアップを作成、さらにMicrosoft Teamsに通知することで、業務の効率化と安心感を提供します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に使用し、ファイルのバックアップ管理に手間を感じている方
・チーム内でのファイル共有や通知を自動化し、コミュニケーションを円滑にしたい方
・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化を進めたいIT担当者や管理者
・ファイルの安全性とチーム連携を同時に強化したい企業の経営者

■注意事項
・Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveのバックアップ完了をメールツールに自動で通知する

Google Driveへのファイルアップロードをトリガーとして、指定フォルダへバックアップを作成後、GmailやOutlookなどのメールツールへ完了通知を自動送信します。
普段からメールでの情報確認が中心の方におすすめで、関係者へのバックアップ完了報告なども自動化できます。

Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Gmailで通知する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Gmailに通知する」フローは、ファイル管理と通知の手間を削減する業務ワークフローです。
このフローを活用することで、ファイルの安全管理と円滑な情報共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に利用し、ファイルのバックアップ管理に手間を感じているユーザーの方
・チーム内でのファイル共有や通知を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・重要なデータの安全性を確保しつつ、スムーズな情報伝達を実現したいIT担当者の方
・業務の自動化を進め、時間を有効活用したいビジネスオーナーの方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Outlookに通知する

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■概要
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Outlookに通知する」フローは、ファイル管理と通知業務を効率化する業務ワークフローです。
Google Driveへのファイルアップロード時に、自動的に指定フォルダへバックアップを作成し、さらにOutlookで通知が届くため、重要なデータの管理や共有がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを頻繁に利用し、ファイルのバックアップ管理に課題を感じている方
・ファイルアップロード時に自動で通知を受け取りたいOutlookユーザーの方
・業務フローの自動化を進め、効率化を図りたいビジネス担当者の方
・データ管理の信頼性を高めたいIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveのファイルを自動でバックアップするフローを作ってみよう

ここでは、Yoomを使ってGoogle Driveのファイルを自動でバックアップするフローを作成する手順の概要をご紹介します。
Google Driveにファイルがアップロードされたこと（トリガー）をきっかけに、指定した別のフォルダにそのファイルをコピー（アクション）する、という流れで自動化を実現します。

まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローボット設定の流れ

• Google Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定とアクション設定
• フローをONにし、実際にファイルがバックアップされるか確認

[[ 193102]]

ステップ1:マイアプリ連携の設定

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。

Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。

Google Drive

こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。

次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。

ログインができたら、権限の付与を進めてください。

権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。

[[ 193102]]

下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！

コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。

ステップ3：アプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。
この工程は、Google Driveのフォルダの指定と、発生したイベント（ファイルかフォルダの新規格納）があったことを検知させる設定を行います。

（1/2）連携アカウントとアクションを選択

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定

• トリガー起動間隔
  
  • フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。
    ※ご利用プランによってによって最短の起動間隔が異なります。

• フォルダID
  
  • ファイル・フォルダを格納するフォルダを指定します。
    編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニューから候補のフォルダ名を選択してください。

指定したフォルダに、テスト用にファイルをアップロードしてください。
ファイルが空・もしくはファイルをアップロードして1時間以上経つ場合はファイルを検知できずエラーになります。

ファイルのアップロードができたら、テストボタンをクリックします。

成功すると、以下のように項目・値が取得できます。

この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。

アウトプットについて

この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。

ステップ4：アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」

テンプレートの2つ目をクリックします。
この工程では、格納されたファイル・フォルダをダウンロードする設定を行います。

(1/2)アクションを選択

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

（2/2）詳細を設定

• ファイルID
  
  • 事前設定で前の操作で取得したファイルIDの引用コードが埋め込まれています。
    追加の操作は不要ですが、「←Google Drive〜〜」の指示文は削除してテストに進んでくださいね。
    ちなみに、この引用コードは編集欄をクリックしたら表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。

テストボタンをクリックします。
成功すると、テストでアップロードしたファイルをフローボットがダウンロードできたことが表示されます。

保存するをクリックします。

ステップ5：アプリと連携する「ファイルをアップロードする」

テンプレートの3つ目をクリックしましょう。
この工程では、指定したフォルダに前の操作でダウンロードしたファイルをアップロードします。
この工程がバックアップフォルダを有効にしています。

（1/2）アクションを選択

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

（2/2）API接続設定

• 格納先のフォルダID
  
  • 最初の操作と同じように、編集欄をクリックして表示されるプルダウンメニュー内の候補から、「バックアップ用」のフォルダを選択してください。

• ファイル名
  
  • 事前設定で、ファイル名の引用タグが埋め込まれています。このタグも、編集欄をクリックすると表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。
    指示文「←Google Drive〜」を削除してください。

• ファイルの添付方法
  
  • 事前設定のままでOKです。

各設定が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、指定したフォルダにファイルがアップロードされます。

これで、自動バックアップができました。

保存するをクリックします。

ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにして、フローボットを起動します。

トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。

トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。
デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。

Google Driveを使ったその他の自動化例

Google Driveを活用した自動化は、今回ご紹介したファイル連携以外にも様々な業務に応用可能です。
ここでは、日々の業務をさらに効率化するためのテンプレートをいくつかご紹介します。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する

試してみる

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納するフローです。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

試してみる

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■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存する

試してみる

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■概要
Googleフォームが送信されたら、その内容で請求書を発行しGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを使って業務効率を向上させたい方
・定期的にインボイスを発行する必要があるが、その作業に時間がかかっている方
・データ入力の手間を減らし、自動化によってミスを減らしたいと考える方

2.Google Driveを活用して書類管理を行っている方
・各種請求書や書類をGoogle Drive上で管理したいが、手動でアップロードする手間を省きたい方
・Google Driveを使用してチームメンバーと書類を共有しやすくしたいと考える方

■注意事項
・GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Zoomミーティング終了後レコーティングファイルを取得して、Google Driveに格納する

試してみる

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Zoomでミーティングが終了したらレコーティングファイルを取得して、Google Driveに連携して指定のフォルダに格納するフローです。

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まとめ

この記事では、Google Driveのファイルを自動でバックアップする方法についてご紹介しました。

重要なファイルを誤って削除してしまったり、アカウントにアクセスできなくなったりするリスクに備え、自動バックアップの仕組みを構築しておくことは大切です。
手動でのバックアップは手間がかかり、忘れがちですが、Yoomのようなノーコードツールを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単な設定で自動化を実現できます。
「Google Driveにファイルがアップロードされたら、別のフォルダにコピーする」という基本的なフロ以外にも、業務に合わせてカスタマイズすることも可能です。

面倒なバックアップ作業から解放され、データ消失のリスクを低減し、より安心してGoogle Driveを活用しましょう。
ぜひ、Yoomで自動化の第一歩を踏み出してみてください。

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