Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

日々の業務でGoogle Driveに重要なファイルをアップロードする際、手動でバックアップを作成したり、関係者に通知したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動でバックアップを作成し、Microsoft Teamsへ通知することが可能になり、手作業による手間やミスの発生を防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル管理で、手動でのバックアップ作業を負担に感じている方
• Microsoft Teamsを使い、チームへの迅速なファイル共有や更新通知を実現したい方
• ファイルのバックアップ漏れや通知忘れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、バックアップ作成から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業で起こりがちなファイルのコピー忘れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションで監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ用のフォルダにアップロードします。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルにバックアップ完了の旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるため、あらかじめアカウントの種類をご確認の上、設定してください。