Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Gmailで通知する

■概要

Google Driveで重要なファイルを管理する際、手動でのバックアップ作成や関係者への共有連絡に手間を感じることはないでしょうか。ファイルの複製ミスや通知漏れは、業務に支障をきたす可能性もあり、注意が必要です。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、指定フォルダへのバックアップ作成とGmailでの通知を自動化し、ファイル管理の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでチームのファイルを管理し、バックアップ作業を効率化したい方
• ファイルの更新を手動で検知し、都度Gmailで関係者に通知している担当者の方
• 定期的なバックアップ作業の抜け漏れを防ぎ、ファイル管理を徹底したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードからバックアップ作成、関係者への通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのコピー＆ペーストやメール作成が不要になるので、ファイルの複製ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをバックアップ先のフォルダにアップロードします。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にバックアップ完了の通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• Google Driveのファイルアップロード設定では、バックアップ先のフォルダを任意で設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。