Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Outlookに通知する

■概要

Google Driveに重要なファイルがアップロードされるたびに、手動でバックアップフォルダにコピーし、関係者にOutlookで通知する作業は手間がかかるだけでなく、コピー忘れや通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知して、自動でバックアップを作成しOutlookで通知までを完結できるため、こうした定型業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル管理とバックアップを手作業で行っている方
• ファイルの更新情報を都度Outlookを使ってチームに共有している方
• ファイル管理におけるコピー忘れや通知漏れなどのミスを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのアップロードをきっかけに、バックアップ作成と通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのコピー忘れや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
4. 、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のバックアップ用フォルダにアップロードします。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがバックアップされた旨を関係者に自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダへのファイルアップロードを監視対象とするか、任意のフォルダを指定してください。
• ファイルをバックアップするGoogle Driveのオペレーションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定してください。
• Outlookで通知を送るアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容などを自由に設定できます。
• Outlookとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。