Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Outlookに通知する
Google Driveにファイルがアップロードされたら、特定のフォルダにバックアップを自動で作成し、Outlookに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Google Driveに重要なファイルがアップロードされるたびに、手動でバックアップフォルダにコピーし、関係者にOutlookで通知する作業は手間がかかるだけでなく、コピー忘れや通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダへのファイルアップロードを検知して、自動でバックアップを作成しOutlookで通知までを完結できるため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでのファイル管理とバックアップを手作業で行っている方
- ファイルの更新情報を都度Outlookを使ってチームに共有している方
- ファイル管理におけるコピー忘れや通知漏れなどのミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのアップロードをきっかけに、バックアップ作成と通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのコピー忘れや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に一時的にダウンロードします。
- 、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のバックアップ用フォルダにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがバックアップされた旨を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダへのファイルアップロードを監視対象とするか、任意のフォルダを指定してください。
- ファイルをバックアップするGoogle Driveのオペレーションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定してください。
- Outlookで通知を送るアクションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文の内容などを自由に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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