「SmartHRに従業員情報を登録したあと、次にオフィスステーションに従業員台帳として同じ情報を手入力している…」
「入退社が重なる時期は、従業員情報の登録作業だけで一日が終わってしまう…」
このように、複数のシステムへの情報登録作業に手間や時間を取られていませんか？
特に人事労務関連のデータは正確性が求められるため、手作業での二重入力は精神的な負担も大きいものです。
もし、SmartHRなどの人事労務ツールに従業員情報が登録されたら、オフィスステーションに従業員台帳を自動で作成できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されることも可能です！
そのうえ、より戦略的な人事施策の立案や従業員エンゲージメントの向上といった、本来注力すべきコア業務に時間を使えます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはオフィスステーションに従業員台帳を自動で連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
SmartHRで特定の従業員が登録されたら、オフィスステーションに従業員台帳を登録する
試してみる
■概要
従業員の入退社に伴う手続きでは、SmartHRとオフィスステーションなど複数のシステムへ同じ情報を手入力する作業が発生し、手間や入力ミスの原因になりがちです。特に、それぞれのシステムで管理している情報が異なると、確認作業も煩雑になります。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されると、その情報を基にオフィスステーションへ自動で従業員台帳を登録するため、SmartHRとオフィスステーション間の情報連携を効率化し、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとオフィスステーションの両方を利用し、従業員情報の二重入力に手間を感じている人事担当者の方
- SmartHRとオフィスステーション間の手作業によるデータ転記での、入力ミスや登録漏れをなくしたい方
- 複数のSaaSを連携させ、人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると、オフィスステーションへ従業員台帳が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- SmartHRとオフィスステーション間での手作業による転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」のアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。トリガーで取得した従業員情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、Webhook URLを登録するサブドメインを任意のものに設定してください。
- 分岐機能では、SmartHRから取得した情報（部署や雇用形態など）を用いて、自動登録の対象とする従業員の条件を自由に設定可能です。
- オフィスステーションの従業員台帳登録アクションでは、SmartHRから取得したどの情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- SmartHR、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SmartHRとオフィスステーションを連携し、従業員台帳を自動登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、SmartHRに特定の従業員情報が登録された際に、オフィスステーションに従業員台帳を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：オフィスステーション／SmartHR
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SmartHRとオフィスステーションのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- SmartHRのトリガー設定とオフィスステーションのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
SmartHRで特定の従業員が登録されたら、オフィスステーションに従業員台帳を登録する
試してみる
■概要
従業員の入退社に伴う手続きでは、SmartHRとオフィスステーションなど複数のシステムへ同じ情報を手入力する作業が発生し、手間や入力ミスの原因になりがちです。特に、それぞれのシステムで管理している情報が異なると、確認作業も煩雑になります。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されると、その情報を基にオフィスステーションへ自動で従業員台帳を登録するため、SmartHRとオフィスステーション間の情報連携を効率化し、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとオフィスステーションの両方を利用し、従業員情報の二重入力に手間を感じている人事担当者の方
- SmartHRとオフィスステーション間の手作業によるデータ転記での、入力ミスや登録漏れをなくしたい方
- 複数のSaaSを連携させ、人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると、オフィスステーションへ従業員台帳が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- SmartHRとオフィスステーション間での手作業による転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」のアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。トリガーで取得した従業員情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、Webhook URLを登録するサブドメインを任意のものに設定してください。
- 分岐機能では、SmartHRから取得した情報（部署や雇用形態など）を用いて、自動登録の対象とする従業員の条件を自由に設定可能です。
- オフィスステーションの従業員台帳登録アクションでは、SmartHRから取得したどの情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- SmartHR、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：SmartHRとオフィスステーションをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【SmartHRの登録方法】
マイアプリ欄からSmartHRを選択すると以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい手順はSmartHRのマイアプリ登録方法を参考にしてください。
【オフィスステーションの登録方法】
※オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっています。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリも使用できます。
登録方法：先ほどと同様に、マイアプリ欄からオフィスステーションを選択し、必要項目を入力して「追加」をクリックしてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
SmartHRで特定の従業員が登録されたら、オフィスステーションに従業員台帳を登録する
試してみる
■概要
従業員の入退社に伴う手続きでは、SmartHRとオフィスステーションなど複数のシステムへ同じ情報を手入力する作業が発生し、手間や入力ミスの原因になりがちです。特に、それぞれのシステムで管理している情報が異なると、確認作業も煩雑になります。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されると、その情報を基にオフィスステーションへ自動で従業員台帳を登録するため、SmartHRとオフィスステーション間の情報連携を効率化し、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとオフィスステーションの両方を利用し、従業員情報の二重入力に手間を感じている人事担当者の方
- SmartHRとオフィスステーション間の手作業によるデータ転記での、入力ミスや登録漏れをなくしたい方
- 複数のSaaSを連携させ、人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると、オフィスステーションへ従業員台帳が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- SmartHRとオフィスステーション間での手作業による転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」のアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。トリガーで取得した従業員情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、Webhook URLを登録するサブドメインを任意のものに設定してください。
- 分岐機能では、SmartHRから取得した情報（部署や雇用形態など）を用いて、自動登録の対象とする従業員の条件を自由に設定可能です。
- オフィスステーションの従業員台帳登録アクションでは、SmartHRから取得したどの情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- SmartHR、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下のような画像が表示されたらテンプレートのコピーは完了です！
ステップ3：SmartHRのトリガー設定
次に、フローボット（自動化処理）のトリガーとなるイベントと、実行されるアクションを設定します。
今回は「SmartHRで特定の条件の従業員が登録されたら」をトリガーとし、「オフィスステーションに従業員台帳を登録する」というアクションを設定します。
SmartHRから取得した従業員の情報をYoomのデータベースに格納し、オフィスステーションに登録したい項目に合わせて情報を加工・設定することが可能です。
まずはテンプレートの1番目「従業員が登録されたら（Webhook）」を開きましょう。
下記のようにアクションとアカウント情報が入力されているので、確認して「次へ」をクリックします。
次はWebhookURLの登録に移ります。
下記画像の赤線の通りサブドメインを入力し、「WebhookURLを登録」をクリックしてください。
登録に成功しましたと表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。
続いてWebhookURLの受信設定を行います。
まずはトリガーとなるイベントを発生させるため、SmartHRで従業員を登録しましょう。
今回はこのように登録しました。
登録できたらYoomの画面へ戻り、「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
下へスクロールすると、取得した値が表示されています。
※「取得した値」とは
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認したら「完了」をクリックしましょう。
ステップ4：分岐の設定
続いてテンプレートの2番目「分岐条件｜特定の従業員」を開きます。
※「分岐」操作はミニ・チーム・サクセスプランのみで実行可能です。利用するには、プラン変更または各プランの無料トライアルをお試しください。
ここでは、オフィスステーションに登録する従業員の条件を指定できます。
- オペレーション：デフォルトの「従業員が登録されたら（Webhook）」に設定
- 取得した値：プルダウンから分岐条件を選択
今回は入社部署で絞り込みたいので、下記のように選択しました。
直接手入力するほか、下記のように取得した値から選択することもできます。
取得した値を使用することで、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されるのでぜひご活用ください！
また、直接入力した箇所は以降も同じ内容で通知され続けるのでご注意ください。
設定したら「完了」を押して次に進みましょう。
ステップ5：オフィスステーションのアクション設定
続いて最後の工程「従業員台帳の登録」を開きます。
アクションとアカウント情報を確認したら次へ進みましょう。
従業員番号や役職など、前の工程で取得した値が自動的に入力されているので、内容が合っているか確認してください。
追加したい項目があれば下記のように設定しましょう。
必須項目以外は空欄でもかまいません。
※「←トリガーで取得したアウトプットを設定してください」のような指示文は、残しておくとエラーになったり連携先へそのまま通知されてしまったりする可能性があります。確認後は削除しましょう。
設定が終わったら「テスト」をクリックして実行します。
テストに成功したら、オフィスステーション従業員台帳を確認してみましょう。
下記のように登録されています！
