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「Dropboxに保存した名刺の情報を、1件1件Mailchimpに手入力している…」
「ファイルから顧客情報を転記する単純作業に時間を取られて、本来集中すべきマーケティング活動が進まない…」
日々の業務の中でDropboxとMailchimp間での手作業によるデータ連携に、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Dropboxにファイルが追加されるだけで、その情報が自動的にMailchimpのコンタクトリストに登録される仕組み</span>があればどうでしょう。
日々の煩わしい作業から解放されるだけでなく、入力ミスを心配することなく今まで以上に戦略的なマーケティング施策の立案や実行に時間を使えるようになるのではないでしょうか。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる方法です。
ぜひこの機会に導入して、反復的な業務から解放されましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">DropboxとMailchimpを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
DropboxとMailchimpのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたファイルからの情報転記やコンタクト登録といった一連の業務を自動化できます。
作業時間を削減し、入力ミスを防ぐことが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Dropboxの指定フォルダに名刺や申込書などのファイルが追加されると、<span class="mark-yellow">OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その情報をもとにMailchimpへ新しいコンタクトとして自動で登録</span>できます。
このフローはAIによる抽出処理を含むため、手作業でのデータ入力を削減しつつリード情報を迅速かつ正確にリスト化できるので、機会損失の防止が期待できるはずです。
特定のフォルダに格納されたファイルや、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合のみを対象として、OCRによる情報抽出とMailchimpへのコンタクト登録を自動化できます。
<span class="mark-yellow">例えば「重要顧客」フォルダに追加されたファイルだけを処理する、といった柔軟な設定が可能</span>です。
条件分岐の処理を含むことで、実際の業務フローに合わせたよりスマートな自動化が実現できます。
それでは、さっそく実際にDropboxとMailchimpを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでDropboxとMailchimpの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はDropboxにファイルが格納されたら、OCRしてMailchimpにコンタクトを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます。
Dropboxを検索すると、ログインが求められます。
アドレスを入力すると「続行」をクリックしてください。
パスワードを入力して「ログイン」をクリックします。
承認コードの入力を求められるため、メールアドレスに届いた承認コードを入力したら「続行」をクリックします。
これで連携完了です！
Mailchimpを検索すると新規登録画面が表示されます。
赤枠部分の説明文を確認しながら「アカウント名」「API Key」「サーバードメイン」を入力して「追加」をクリックしたら連携完了です！
API Keyを取得する時は、右上のアイコンをクリックして「Account&billing」を押すと「Extras」が表示されるので、API Keyへと進んでください！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Dropboxと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」が選択されているので、そのままでOKです！
まずは連携するファイルをテスト用に準備します。今回は名刺データを連携したいと思います！
Dropbox内に「テスト用」のファイルを作成して、その中に保存しました。
ちなみに保存した名刺は以下の通りです！
（※テスト用のダミーです。）
テストの準備が整ったら「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
Dropboxに登録されたら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
「対象のフォルダのパス」と「ファイル名」を連携したいファイルやフォルダに合わせて入力します。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると「取得した値」としてDropboxに保存したファイルデータがアウトプットされます。この取得した値を用いてこの後のフローを設定していきます。
確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
※取得した値についての詳しい説明はこちらをご確認ください。
「ファイルをダウンロード」をクリックします。
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3と同じ要領で修正・確認を行います。
「フォルダのパス」はステップ3で設定した内容と同じです。
「ファイル名」は手入力ではなくステップ3で取得した値を埋め込みます！
手入力してしまうと新しいファイルを保存しても、過去の同じファイルばかりがダウンロードされてしまいます。
それを防ぐために、取得した値を埋め込んでください。
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリック
③「ファイル名」を選択
設定が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功して「取得した値」の欄にダウンロードしたファイルが表示されていたらOKです！
「保存する」をクリックします。
※「OCRで読み取るAIオペレーション」は、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください！
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更し、「アクション」をクリックします。
アクションのうち「任意のPDF・画像ファイルから文字情報を読み取る」を選択します。
文字数に合わせて赤枠内の3種類から選ぶことができ、それぞれ消費するタスク数が異なるので選ぶときは注意してください。
※プランごとのタスク数は料金プランから確認できます。
「ファイルの添付方法」は「取得した値を使用」を選択して「ダウンロードしたファイル」を選びます。（これでステップ4で取得した値＝名刺データを使用することができます！）
次に「抽出したい項目」を入力します。Mailchimpに追加したいデータを抽出しましょう。
※抽出できる条件についてはこちらをご確認ください。
最後に「使用するAI」と「言語」を選択したら「テスト」を押しましょう。
テストに成功すると、名刺データから取得した値として読み取った内容が表示されるので、確認できたら「保存する」をクリックします。
「コンタクトをオーディエンスに追加」をクリックします。
「タイトル」や「アクション」について、ステップ3〜4と同じ要領で修正・確認を行います。
「オーディエンスID」を設定します。
入力欄をクリックすると候補一覧が表示されるので、その中から連携するIDを選んでください。
「メールアドレス」はステップ5で取得した値を埋め込みます。
「ステータス」を選びます。
それ以外の項目は任意入力箇所なので、必要な箇所だけ設定してください。
この際も先ほど抽出した際に取得した値を活用しましょう。なお、手入力でテキストを入力することも可能ですが、テキストを手入力した場合は固定値となり、毎回同じデータがMailchimpに登録され続けるため注意が必要です。
全ての入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると「取得した値」としてコンタクトIDがアウトプットされます。
Mailchimpの画面でもコンタクトが追加されていることを確認しましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Dropboxにファイルが格納されたら、OCRしてMailchimpにコンタクトを追加する連携手順になります！
今回はDropboxからMailchimpへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMailchimpからDropboxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客管理の初期設定などを自動化し、さらなる業務効率化を図ることが可能です。
Mailchimpのオーディエンスに新しい購読者（コンタクト）が追加されたタイミングで、<span class="mark-yellow">その購読者の名前やメールアドレスでDropboxに専用フォルダを自動で作成可能</span>です。
顧客ごとの契約書や資料を保管するフォルダを手動で準備する手間が省け、管理体制をスムーズに構築できます。
特定のタグが付与された購読者や、特定のグループに属する購読者がMailchimpに追加された場合のみ、Dropboxに専用フォルダを自動で作成できます。
<span class="mark-yellow">例えば「有料プラン契約者」というタグが付いた購読者のみフォルダを作成するといった運用が可能</span>であり、顧客のステータスに応じたきめ細やかな管理体制を自動で構築することが可能です。
DropboxやMailchimpのAPIを活用することで、ファイル管理やメール配信業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Dropboxでの自動化を導入することで、クラウド上のファイル整理や受信ファイルの管理が効率化されます。
例えば、書類の格納やフォルダ作成を他ツールと連携することで、手作業で行っていたファイル管理をスムーズに進められます。企業内の情報整理やバックオフィス業務に特に有効です！
Mailchimpによる自動化は、メール配信やコンタクト管理、通知業務を効率化します。
例えば、メールの開封情報やフォーム送信内容を他システムと連携することで、顧客管理やリードフォローをスムーズに行えるでしょう。マーケティング担当者や営業チームの作業負荷を軽減し、情報の正確性向上にも役立ちます。
DropboxとMailchimpの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた名刺や書類からのデータ転記作業の手間を減らし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
この自動化によって、獲得したリード情報をマーケティングリストへ反映させることで迅速なアプローチを開始できるため、本来注力すべきキャンペーンの企画や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に集中できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
Q：名刺以外のファイルも読み取れますか？
A：はい、可能です。
名刺以外の画像やPDFファイルでも読み取ることができます。
しかし、ファイルの内容や形式によって結果が変わることがあります。詳しい抽出可能な条件については、こちらをご確認ください。
Q：この連携は無料プランでどこまで可能？
A：今回ご紹介したDropboxとMailchimpは「フリープラン（無料）」でも利用できるアプリです。ただし「OCRで読み取るAIオペレーション」は「チームプラン」「サクセスプラン」限定の有料機能となっています。有料プランの契約に不安がある場合でも、2週間の無料トライアルを利用することが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限のあるアプリやAIオペレーションもすべて体験することができるので、まずは気になる機能をお試しください。
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。エラーの対処法はこちらをご確認ください。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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