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日々の業務が忙しくなると、確認作業や情報共有が後回しになりがちではありませんか？
特に、複数のツールを使っていると、注文や重要な通知を見逃してしまうこともあるかもしれません。
そんな時、便利なのがツールの自動化です。
今回は、BASEで注文が発生した際にMicrosoft Teamsに自動で通知を送る仕組みを紹介します。
手動での確認作業を自動化することで、業務効率の向上し、ミスの削減が期待できます。
この記事ではプログラミング不要で、簡単に設定できる方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
BASEで注文が発生すると、その情報が自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
これにより、情報の重複や入力ミスによる誤報のリスクを軽減でき、正確な情報共有が見込めます。
正確な情報がチームに共有されるため、ミスによるトラブルやクレーム対応の負担削減にもつながりそうです。
例えば、商品発送部が誤った数量や住所で出荷準備をする事態を防ぐことができ、クレーム対応などの減少につながることで全体の効率化を図ることができそうです。
通常、注文確認のためにBASEを直接確認する必要がありますが、自動化によってその手間が省け、作業時間の削減につながります。
確認作業が軽減されることにより、結果として他の重要な業務に集中できそうです。
また、BASEで注文が発生すると、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チームメンバーが素早く情報を受け取れます。
例えば、EC担当者がBASE上で直接確認していた注文情報をTeams通知で自動受信するようにすることで、作業の手間を削減できます。
削減した時間を出荷準備やその他より重要な業務に充てることができるので、業務全体の生産性を底上げできるかもしれません。
では、Yoomを使って連携設定をしていきましょう！
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
1)Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたか確認してください。
今回は、【BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知する】というフローを作成します。
作成の流れは以下の通りです。
・テンプレートをコピー
・BASEで「注文が発生したら」というトリガーを作成
・次に、Microsoft Teamsで「チャンネルにメッセージを送る」というアクションを設定
・最後にトリガーが起動するようにON
1)上記のテンプレートを開き、「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
2) 以下のような表示が出てきます。
右に「！」が表示されているアイコンを順番にクリックし、オペレーションを設定します。
タイトルや詳細は、クリックで編集できるので、適宜変更してください。
「アプリトリガー 注文が発生したら」をクリックします。
1) アクションは「注文が発生したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) トリガーの起動間隔を選択し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
※起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
1) フローに戻り、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力します。
アプリが連携出来ているとBASEのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択したら、「テスト」をクリックします。
テスト成功後「保存」します。
これで【BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもYoomには、BASEやMicrosoft Teamsを使った自動化のテンプレートがあるのでご紹介します。
自動化を試みたい業務内容や現在利用しているアプリとの組み合わせに応じて、テンプレートを活用してください。
1.BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加する
このテンプレートは、BASEでの注文の発生をトリガーに自動でMicrosoft Excelにデータの追加を行います。
そのため、手作業を省くだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、情報の透明性を保つことが期待できます。
また、手入力を待つことなく情報が共有できるため、素早い業務進行も見込めます。
2. BASEで注文が発生したらSPIRALに追加する
このテンプレートは、注文が発生したら自動でその情報をSPIRALに追加することで手入力を省きます。
また追加するデータは引用した情報を使用するため、ヒューマンエラーのリスクを回避することが期待できます。
これまで手入力にかけていた時間をコア業務に充てることで、チーム全体の生産性向上も見込めます。
3.Google Meetで会議が終了したらMicrosoft Teamsに通知する
このテンプレートは、Google meetで会議が終了されるとMicrosoft Teamsに通知を出すことができます。
Microsoft Teamsに通知されることで、会議の進行状況をスピーディーに把握でき、コミュニケーションを円滑に取ることが期待できます。
自動通知のため、通知業務の時間短縮が可能になり、業務効率の向上も見込めます。
BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに自動通知することで、手動作業を減らし、ヒューマンエラーを防ぐとともに、業務効率の向上が期待できます。
また、削減した時間で顧客対応業務に集中できる環境を整えることで、顧客満足度の向上も見込めます。
Yoomを使えば、プログラミング不要で簡単に導入できるため、日常業務の負担を軽減したい方におすすめです。
このブログを参考にぜひ試してみてください。
一緒に業務改善を図りましょう！
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