「BoxとDropbox、どちらも使っているけど、データの移動が面倒…。」そんな悩み、ありませんか？
例えば、BoxにアップロードしたファイルをDropboxにも保存したいとき、いちいち手作業で転送するのは手間がかかりますよね。
忙しい業務の中で、こうした単純作業に時間を取られるのはもったいないものです。
でも、もしこの作業を自動化できたらどうでしょう？
Yoomを使ってBoxとDropboxのAPIを連携すれば、ファイルの転送を人の手を介さずに実施できるようになります。
クラウドストレージの運用を効率化し、業務の生産性を向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとDropboxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐに連携が実現できます。
BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する
試してみる
■概要
BoxとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用していると、ファイルの転送やバックアップ作業に手間がかかることはありませんか？手作業でのアップロードやダウンロードは、時間もかかり、転送漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動的にDropboxへファイルが転送されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとDropbox間で定期的にファイルを転送しており、手作業に手間を感じている方
- 複数のクラウドストレージを併用しており、バックアップ作業を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの移動や同期で発生する、転送漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でDropboxに転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード・アップロードが不要になるため、転送漏れやファイルの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できますBoxから取得したファイル名などの情報を変数として利用することも可能です
■注意事項
BoxとDropboxを連携してできること
BoxとDropboxのAPIを連携すれば、BoxのデータをDropboxに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにHubSpotとkintoneの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する
Boxにアップロードしたファイルを自動的にDropboxへ転送できるので、両方のクラウドストレージで最新のファイルを保持したい方におすすめのフローです！
BoxとDropbox間でのファイル転送を自動化することで、クラウドストレージの運用を効率化できそうです。
BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する
試してみる
■概要
BoxとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用していると、ファイルの転送やバックアップ作業に手間がかかることはありませんか？手作業でのアップロードやダウンロードは、時間もかかり、転送漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動的にDropboxへファイルが転送されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとDropbox間で定期的にファイルを転送しており、手作業に手間を感じている方
- 複数のクラウドストレージを併用しており、バックアップ作業を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの移動や同期で発生する、転送漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でDropboxに転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード・アップロードが不要になるため、転送漏れやファイルの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できますBoxから取得したファイル名などの情報を変数として利用することも可能です
■注意事項
指定日時にBoxの複数ファイルをDropboxに転送する
Boxに保存した複数のファイルを、設定した日時に自動的にDropboxへ転送できるため、手動での移動作業の手間を省略できますよ。
指定日時にBoxの複数ファイルをDropboxに転送する
試してみる
■概要
「指定日時にBoxの複数ファイルをDropboxに転送する」フローは、BoxとDropboxを連携させてファイル管理を自動化する業務ワークフローです。
毎日の業務でBoxに保存された複数のファイルを設定した日時に自動的にDropboxへ転送することで、手動での移動作業を省略します。
この連携を活用することで効率的かつ確実なファイル管理を実現し、業務の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとDropboxを日常的に利用している企業のIT担当者の方
- 定期的に大量のファイルを移動する必要があるチームリーダーの方
- 手動でのファイル転送作業に時間と労力を費やしている業務担当者の方
- ファイル管理の自動化を検討している経営者の方
- データ移行の効率化を図りたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル転送の自動化で手間を削減：指定日時にBoxからDropboxへ複数ファイルを自動転送でき、手動操作が不要になります。
- 作業効率の向上と時間の節約：定期的なファイル移動を自動化することで、業務の効率が高まり、貴重な時間を他の重要な業務に充てられます。
- エラーの防止：自動化により、手動転送時に発生しやすいヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ移行を実現します。
BoxとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとDropboxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Boxのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する
試してみる
■概要
BoxとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用していると、ファイルの転送やバックアップ作業に手間がかかることはありませんか？手作業でのアップロードやダウンロードは、時間もかかり、転送漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動的にDropboxへファイルが転送されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとDropbox間で定期的にファイルを転送しており、手作業に手間を感じている方
- 複数のクラウドストレージを併用しており、バックアップ作業を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの移動や同期で発生する、転送漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でDropboxに転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード・アップロードが不要になるため、転送漏れやファイルの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できますBoxから取得したファイル名などの情報を変数として利用することも可能です
■注意事項
ステップ1:BoxとDropboxのマイアプリ連携
1.Boxの登録方法
左欄にあるマイアプリをクリックしてください。
マイアプリの画面が表示されるため、新規接続をクリックし、Boxを検索しましょう。
Boxに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリックしてください。
ログインができたら、続く画面で「Grant access to Box」をクリックしましょう。
これで、Boxのマイアプリ連携が完了します。
2. Dropboxの登録方法
先ほど同様に「新規接続」をクリックし、Dropboxを検索してください。
メールアドレスを入力し「続行」をクリックしてください。
次の画面が表示されたら、パスワードを入力し「ログイン」をクリックしましょう。
認証コードを入力し「続行」をクリックしたら、Dropboxのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2:テンプレートのコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する
試してみる
■概要
BoxとDropboxなど、複数のクラウドストレージを併用していると、ファイルの転送やバックアップ作業に手間がかかることはありませんか？手作業でのアップロードやダウンロードは、時間もかかり、転送漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動的にDropboxへファイルが転送されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとDropbox間で定期的にファイルを転送しており、手作業に手間を感じている方
- 複数のクラウドストレージを併用しており、バックアップ作業を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの移動や同期で発生する、転送漏れなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でDropboxに転送されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルのダウンロード・アップロードが不要になるため、転送漏れやファイルの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください
- Dropboxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダパスやファイル名を任意で設定できますBoxから取得したファイル名などの情報を変数として利用することも可能です
■注意事項
自動的にテンプレートがコピーされます。
上記画面が表示されたら「OK」をクリックしてください。
ステップ3:Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーの設定
まずは、「フォルダにファイルがアップロードされたら」という項目を設定しましょう。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
フォルダのコンテンツIDは、上記画面の注釈を参考に設定してください。
テスト後「次へ」をクリックします。
Boxの画面に移行し、Boxにテスト用のファイルをアップロードしましょう。
フローボットに戻りテストをクリックします。
成功するとファイルの情報がアウトプットに表示されるので、問題が無いか確認できたら設定を保存してください。
ステップ4:Boxのファイルをダウンロードする設定
次に、「ファイルをダウンロード」という項目を設定します。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
コンテンツIDは、上記画面のように設定されています。
このように設定することで、Boxにファイルをアップロードされたら「コンテンツID」を自動で取得し、ファイルをダウンロードできるようになります。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Dropboxにファイルをアップロードする設定
続いて、「ファイルをアップロード」という項目を設定します。
上記項目はデフォルトで設定されています。
このまま次へをクリックしてください。
フォルダのパスは、枠外の注釈を参考に設定しましょう。
ファイル名は上記画面のように設定済みです。
この設定により、Boxにアップロードされた「ファイル名」を自動で取得し、Dropboxのファイル名に引用することができます。
ファイルの添付方法は「アウトプットを使用する」を、ファイルは「ダウンロードしたファイル」が選択されているのを確認してください。
テストをクリックしテストが成功したら、設定を保存しましょう。
ステップ6:トリガーをONにする
「トリガーをON」にしたらフローが起動します！さっそく動作を確認してみましょう。
これで「BoxにアップロードされたファイルをDropboxへ転送する」フローの完成です！
DropboxのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
DropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送する
BoxとDropboxの連携を強化し、異なるクラウドストレージ間でのファイル管理を効率化したい方におすすめのフローです！
DropboxにアップロードされたファイルをBoxへ転送する
試してみる
■概要
DropboxとBoxの両方でファイルを管理する際、手作業での転送に手間を感じていませんか？特にチームでの共同作業ではファイルの置き忘れや転送ミスが業務の遅延に繋がることもあります。このワークフローは、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されると、自動的にBoxへ転送する処理を実現し手作業によるファイルの移動やコピーの手間を省き、ファイル管理の効率化をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとBoxを併用し、ファイルの手動転送に課題を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの転送漏れや、バージョンの不整合を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードをトリガーにBoxへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのファイル転送による、ファイルの移動漏れや誤ったファイルのアップロードといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、フォルダを任意で指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダを任意で指定できます。
- また、Boxへアップロードするファイル名に、前段のトリガーで取得したファイル名や日付といった動的な情報を組み合わせて設定することも可能です。
■注意事項
- Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxやDropboxのAPIを使ったその他の自動化例
Dropboxとの連携以外でも、BoxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Boxを使った自動化例
Boxのファイル情報を他ツールに自動転記したり、メッセージツールに自動通知することが可能です！
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
BoxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. クラウドストレージサービスとしてBoxを導入している企業
・チームでBoxを使ってファイル管理をしているが、ファイルのアップロード状況を見逃してしまうことが多い方
・アップロードされたファイルを見逃さずに、チーム全体で情報を共有できるようにしたい方
2. Google Chatを日常的に利用している方
・ファイルのアップロード通知をリアルタイムで受け取りたい方
・チームメンバーにアップロードされたファイルを迅速に共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、BoxでファイルがアップロードされたことがGoogle Chatに自動で通知されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、ファイルのアップロードを即座に把握できるため、迅速な対応が可能になります。
特に緊急を要するファイルや重要な資料に対して、遅延なくアクションを取ることができます。
さらに、通知はGoogle Chatを通じて行われるため、チーム内のコミュニケーションがスムーズに進みます。
ファイルに関する情報をリアルタイムで共有できるので、メンバー間の意思疎通が円滑化され、共同作業の効率が向上します。
■注意事項
・BoxとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Boxでファイルがアップロードされたらファイル名を変更する
試してみる
■概要
Boxでファイルを管理する際、アップロードされたファイルの命名規則がバラバラで、後から手作業で修正するのは手間がかかるのではないでしょうか？
手作業での変更は、単純な作業でありながらも時間がかかり、ファイル検索の非効率化や管理上の混乱を招く原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると同時に、自動でファイル名を変更でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで多数のファイルを管理しており、命名規則の統一に課題を感じている方
- アップロードされたファイルの名称を手作業で変更する手間を削減したいと考えている方
- ファイル管理を効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動で名称が変更されるため、手作業でのリネーム作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや変更漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイル名を変更する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルに対して新しいファイル名を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイル名変更の自動化を適用したい監視対象のフォルダを、任意のコンテンツIDで指定してください。
- ファイル名を変更するオペレーションでは、対象となるファイルのコンテンツIDと、変更後のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルをアップロードすると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記録されます。
これにより、ファイルの管理状況やメタデータを一元的に把握でき、手作業によるデータ入力の手間やミスを大幅に削減します。
特に複数のプロジェクトでBoxを活用しているチームにとって、効率的な情報管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方
- 手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルアップロード時に自動的にGoogle スプレッドシートに登録されるため、手動で転記する手間を省けます。
また、複数のファイル情報をGoogle スプレッドシートで一元管理できるため、情報の見える化が容易になります。
自動連携によって、手動入力によるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理が実現できます。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する
試してみる
■概要
定期的にBoxの特定フォルダ内にあるファイルリストを作成し、Chatworkで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業では更新漏れや報告忘れといったミスが発生する可能性もあり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBoxフォルダ内のファイル一覧を自動で取得し、Chatworkへ通知できるため、こうした手作業から解放され、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存されたファイルの共有を、手作業でChatworkに投稿している方
- 定期的なファイルリストの報告業務を効率化し、他の業務に集中したいと考えている方
- 手作業による情報共有での、報告漏れや共有ミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでBoxのファイル一覧が自動でChatworkに送信されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルリストの作成や共有作業がなくなることで、転記ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでファイル一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションで、取得したファイル一覧を特定のチャットに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、実行する日付や曜日、時刻などを業務に合わせて任意で設定してください。
- Chatworkへメッセージを送信するアクションでは、通知先のルームやメッセージ本文、特定のメンバーへのメンションなどを自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Box、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxの自動化例
Dropboxのファイルを他ツールに格納したり、ファイルを読み取って通知したりなどができます！
DropboxでファイルがアップロードされたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
Dropboxに重要なファイルをアップロードした際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか。この手作業は共有漏れのリスクや、コミュニケーションの手間を生むことがあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、即座に指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル共有とGoogle Chatでの連絡を頻繁に行っている方
- ファイルアップロード後の通知作業を自動化し、共有漏れを防ぎたいと考えている方
- チーム内での情報伝達をよりスピーディーかつ確実にしたいプロジェクト管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後に都度行っていた通知作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を確保できます。
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、関係者へ迅速かつ確実に情報を共有することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定して、通知したいメッセージ内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定において、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定することが可能です。特定のプロジェクト用フォルダやチーム共有フォルダを設定することで、用途に応じた自動通知が実現できます。
- Google Chatへの通知メッセージには、アップロードされたファイル名などの情報を差し込んで、より具体的な内容を送信するよう設定できます。
■注意事項
- Dropbox、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
Dropboxに格納されたファイルをOneDriveにも格納する
試してみる
■概要
DropboxとOneDriveを併用していると、同じファイルを両方のストレージにアップロードする手間が発生しがちではないでしょうか。手作業でのファイル管理は時間がかかるだけでなく、アップロード漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、自動的にOneDriveにも同じファイルが格納されるため、ファイル管理の効率化と確実なバックアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOneDriveを併用しており、ファイル転送を手作業で行っている方
- チームや部署間でファイルを共有するため、複数のストレージでデータを同期させたい方
- 手作業によるファイルのバックアップ漏れや格納ミスなどのリスクを軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点に、OneDriveへのアップロードが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル転送が不要になることで、アップロード忘れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なデータ同期を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」では、自動化を起動する間隔や対象とするフォルダのパス、ファイル名を任意で設定してください。
- Dropboxのオペレーション「ファイルをダウンロード」では、ダウンロード対象のフォルダパスやファイル名を指定します。
- OneDriveのオペレーション「ファイルをアップロード」では、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxにファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードした契約書や議事録などのファイル情報を、都度kintoneに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、自動でkintoneにファイル情報が記録されます。定型的なファイル管理業務から解放され、より重要な業務に注力できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxとkintone間で行っているファイル情報の転記作業を自動化したい方
- 手作業によるデータ入力ミスや、チームへのファイル共有漏れを防ぎたいと考えている方
- ファイル管理業務を効率化し、チーム全体の生産性向上を目指しているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納をトリガーにkintoneへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を、kintoneの指定したアプリに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、特定のキーワードを含むファイル名のみを対象にしたい場合、任意のキーワード（例：「請求書」「契約書」など）を設定してください。
- kintoneにレコードを追加するアクションで、連携対象となるアプリIDを設定してください。また、どのフィールドにファイル名や共有リンクなどの情報を追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- DropboxとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Dropboxに重要なファイルを追加したものの、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。また、毎回手動でチャットツールに通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxに新しいファイルが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速で確実な情報共有を実現し、確認漏れといった課題を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを連携させ、ファイル共有の通知を自動化したい方
- ファイルの更新や追加に気づかず、業務に遅れが生じることを避けたいプロジェクト管理者の方
- 手作業による通知の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で発生しがちな連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、チーム内での確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「新しいファイルが追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で指定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を埋め込めます。
■注意事項
- Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
終わりに
BoxとDropboxを連携すれば、面倒なファイル転送作業を自動化でき、クラウドストレージの運用がぐっと楽になります。
BoxにアップロードしたファイルをDropboxに自動転送する、特定の日時にまとめてデータを移動させる…そんなフローを活用すれば、もう手作業での移動に時間を取られることはありません。
さらに、DropboxからBoxへのデータ転送も可能なので、業務のスタイルに応じた柔軟なデータ管理が実現できるでしょう。
「クラウドストレージの運用をもっと効率化したい」「ファイルの転送作業にかかる時間を減らしたい」と感じているなら、ぜひ試してみてください。
シンプルな設定で、日々の業務をスマートに進めましょう！
