定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Chatworkに送信する

■概要

定期的にBoxの特定フォルダ内にあるファイルリストを作成し、Chatworkで共有する作業に手間を感じていませんか。手作業では更新漏れや報告忘れといったミスが発生する可能性もあり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBoxフォルダ内のファイル一覧を自動で取得し、Chatworkへ通知できるため、こうした手作業から解放され、業務の正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存されたファイルの共有を、手作業でChatworkに投稿している方
• 定期的なファイルリストの報告業務を効率化し、他の業務に集中したいと考えている方
• 手作業による情報共有での、報告漏れや共有ミスを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでBoxのファイル一覧が自動でChatworkに送信されるため、これまで手作業で行っていた報告業務の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルリストの作成や共有作業がなくなることで、転記ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで実行したい日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでファイル一覧を取得したいフォルダを指定します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションで、取得したファイル一覧を特定のチャットに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、実行する日付や曜日、時刻などを業務に合わせて任意で設定してください。
• Chatworkへメッセージを送信するアクションでは、通知先のルームやメッセージ本文、特定のメンバーへのメンションなどを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Box、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。