■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でリネームしてDropboxに保存していませんか？こうした定型的な作業は、件数が増えるにつれて手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をトリガーに、ファイル名を自動で変更しDropboxへ格納する一連の処理が自動化され、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く添付ファイルのダウンロードやリネーム作業に時間を要している方
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、Dropboxへの格納漏れを防ぎたい方
- 日々のファイル管理業務を自動化し、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでファイルを受信するだけでリネームからDropboxへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイル名のルール統一や格納場所の固定化が実現し、手作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。特定の差出人や件名などを条件に指定できます。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メールの件名や本文からファイル名に利用する情報（例：取引先名、日付など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、Gmailの添付ファイルを3で抽出した情報でリネームして、指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの条件として、差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなどを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に利用したい情報をメールのどの部分から抽出するか（件名、本文など）を任意でカスタムできます。
- Dropboxのオペレーションで、ファイルの保存先となるフォルダのパスや、AI機能で抽出した情報を用いたファイル名を任意で指定します。
■注意事項
- Gmail、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
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