Dropboxに新しいファイルが追加されたらMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Dropboxに重要なファイルを追加したものの、関係者への共有が遅れてしまうことはありませんか。また、毎回手動でチャットツールに通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxに新しいファイルが追加されると自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速で確実な情報共有を実現し、確認漏れといった課題を防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとMicrosoft Teamsを連携させ、ファイル共有の通知を自動化したい方
• ファイルの更新や追加に気づかず、業務に遅れが生じることを避けたいプロジェクト管理者の方
• 手作業による通知の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちな連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、チーム内での確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「新しいファイルが追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を記述します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で指定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を埋め込めます。

■注意事項

• Dropbox、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。