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■概要
定期的にBox内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するのは、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてBox内のフォルダ移動を自動で実行できるようになります。
手作業による整理の手間や移動漏れといった課題を解消し、効率的なファイル管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
データフォルダやファイルを管理しているなかで、「その都度ツールにログインするのは面倒だな」「手動だと誤って別のフォルダを削除してしまうかも」と思うこともあるでしょう。
Yoomのスケジュールトリガーを活用してBoxを連携することで、指定日時にBox内のフォルダを毎月アーカイブできるようになるので、面倒だと感じていた作業を省けるようになるかもしれません。
Google スプレッドシートのレコード情報をもとに対象フォルダを自動でアーカイブするため、フォルダを誤って削除したり、アーカイブを忘れてしまったり、といったヒューマンエラーを抑制できる可能性があります。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務のさらなる効率化を目指す方は、ぜひご覧ください。
それでは、さっそく「Box内のフォルダを毎月アーカイブする」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Yoomのスケジュールトリガーを使用して、Google スプレッドシートから任意のレコードを取得したことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取ります。
その後、Boxの提供するAPIを用いて、Box内の特定のフォルダをアーカイブすることが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはGoogle スプレッドシートをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle スプレッドシートを検索してください。
(2)Google スプレッドシートのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle スプレッドシートの接続が完了しました。
(4)次にBoxのアプリ連携を行います。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録と同様に、Boxを選択します。
(5)Boxのログイン画面に移行するので、アカウントに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し、［承認］をクリックします。
(6)次の画面で表示されている内容を確認し、［Boxへのアクセスを許可］をクリックしてください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
定期的にBox内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するのは、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてBox内のフォルダ移動を自動で実行できるようになります。
手作業による整理の手間や移動漏れといった課題を解消し、効率的なファイル管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて4つです。
今回レコードを取得するGoogle スプレッドシートは、以下のような情報で構成しています。
今回のフローボットは、Google スプレッドシートにアーカイブしたいフォルダIDと移動先フォルダのIDを記載されていることで起動します。
実際にフローボットを作成する前に、実際の運用に合わせたデータでGoogle スプレッドシートとBoxを構成しておいてくださいね。
（入力値はダミーのものです。）
(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Box内のフォルダを毎月アーカイブする」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「月初になったら」をクリックします。
(3)今回は例として、『毎月初（1日）、9時になったら起動する』という設定を行っています。
日付や時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。
(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。
(1)次に、2つ目のステップ「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力します。
下にスクロールすると、「データベースの連携」項目がありますので、該当する情報を入力してください。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントから取得した内容が『候補』に展開されますので、このなかから運用に沿った情報を選択できます。
(3)「スプレッドシートのタブ名」や「テーブル範囲」にも該当する情報を入力した後、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で、Google スプレッドシートの指定したテーブルから条件に合うレコードを最大300行取得する設定を行います。
条件に指定する情報は、運用に合わせて任意に入力・設定してください。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(1)続いて、設定済みの3つ目のステップ「コマンドオペレーション」の内容を確認します。
(2)『繰り返し対象のアウトプット』は15個まで設定可能です。
オペレーションやアウトプットの項目は任意の設定が可能なので、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。
対象のアウトプットを増やしたい場合には、『+アウトプットを追加』をクリックすると設定項目を増やせます。
(3)今回はGoogle スプレッドシートのレコード【アーカイブするフォルダのコンテンツID】と【移動先フォルダのコンテンツID】を「アウトプット」に設定しています。
設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「同じ処理を繰り返す」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
(1)最後に、4つ目のステップ「フォルダを移動」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「フォルダのコンテンツID」と「移動先フォルダのコンテンツID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
定期的にBox内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するのは、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてBox内のフォルダ移動を自動で実行できるようになります。
手作業による整理の手間や移動漏れといった課題を解消し、効率的なファイル管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にも、今回のフローボットをベースにして、チャットツールにアーカイブ作業の詳細を通知することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務でチャットツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動した後、Slackに通知するフローです。
今回のBoxの連携と合わせて、SlackのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル管理でBoxを利用している場合、フォルダ整理の手間や整理後の情報共有が必要となり、手間だと感じているかもしれません。
このフローでは、月初になるとBoxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動しSlackによる情報共有を効率化します。
手動作業におけるフォルダ整理の手間や情報共有を自動化することで、ファイル管理の業務を効率化することが可能です。
フォルダのアーカイブ作業も確実に行えるため、ファイルの検索性も向上します。
また、手動による定型業務の工数が削減することで、より重要な業務に集中できる環境を整えられます。
コピーが完了したら、ステップ4のBoxの特定フォルダを移動するまでは同じステップになるので、そのあとのチャンネルにメッセージを送るSlackの設定から説明していきます。
(1)Boxの特定フォルダを移動するまでの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。
(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力することで、運用に沿った通知メッセージを受け取れるようになります。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認してください。
こちらは、Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動した後、Gmailに通知するフローです。
今回のBoxの連携と合わせて、GmailのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
コピーが完了したら、ステップ4のBoxの特定フォルダを移動するまでは同じステップになるので、そのあとのメールを送るGmailの設定から説明していきます。
(1)Boxの特定フォルダを移動するまでの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。
(2)連携するアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
(3)カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。
入社案内に必要なデータファイルを添付することもできますので、状況に応じて設定を行なってください。
(4)［次へ］をクリックすると、次の画面で作成したメールの内容を確認できます。
(以下は作成例です。)
Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！
他にもBoxを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行えるようになるはずです。
ファイルがアップロードされた旨の通知作業を自動化することで、業務の効率化が図れます。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
作業の自動化により手動でフォルダを作成する手間が省けるため、その他の業務に時間を充てられるようになるかもしれません。
また、Boxにフォルダが自動で作成されることで、必要な情報が一か所に集約され、アクセスが容易になることが予想されます。
■概要
プロジェクト管理などでGoogle スプレッドシートに新しい情報を追加するたび、関連書類を保管するためにBoxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務を効率化し、ミスなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxにアップロードされた画像ファイルに含まれる文字情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加するフローボットです。
BoxからGoogle スプレッドシートへの自動連携により、情報登録にかかる作業時間の短縮が期待できます。
■概要
Boxにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルから、目視で内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Boxに特定の画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加します。これにより、定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回紹介したBoxの連携を日常業務に取り入れることにより、毎月のフォルダのアーカイブ作業を自動で行えるようになるので、日々のデータ管理業務を効率的に行えることが予想されます。
Yoomのスケジュールトリガーを活用することで、決まった日時にフローボットが起動するので、アーカイブ忘れや削除対象のフォルダを間違えてしまうようなヒューマンエラーの発生を抑制できるはずです。
また、手作業を最小限に抑えることで、従来の作業でかけていた手間と時間が削減されるかもしれません。
逐一ツールにアクセスして作業する必要がなくなるので、ツールの横断作業を負担に感じている方にとって、非常に有用なツールとなるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
