■概要
定期的にBox内の特定フォルダをアーカイブフォルダに移動するのは、単純でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに基づいてBox内のフォルダ移動を自動で実行できるようになります。
手作業による整理の手間や移動漏れといった課題を解消し、効率的なファイル管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月、Box内のフォルダを手作業で整理・アーカイブしており、手間を感じている方
- ファイル管理のルールを徹底し、形骸化や属人化を防ぎたい情報システム担当者の方
- 定期的なファイル整理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づきフォルダが自動でアーカイブされるため、毎月発生していた手作業の時間を短縮することができます。
- フォルダの移動漏れや誤操作といったヒューマンエラーを防ぐことで、ファイル管理業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時を指定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、移動対象のフォルダ情報が記載されたシートからデータを取得します。
- 繰り返し処理を設定し、Google スプレッドシートから取得したフォルダ情報をもとに、後続の処理を一つずつ実行するようにします。
- オペレーションでBoxの「フォルダを移動」アクションを設定し、取得したフォルダを所定のアーカイブフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎月末や特定の曜日など、業務に合わせて実行する日時を自由に設定してください。
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際には、対象のスプレッドシートやシート、取得したいレコードの条件などを指定してください。
- 繰り返し処理では、どのオペレーションで取得したどの値を対象に処理を繰り返すか（フォルダIDのリストなど）を設定できます。
- Boxのフォルダ移動アクションでは、繰り返し処理によって特定された移動元のフォルダと、アーカイブ先となるフォルダをそれぞれ設定してください。
■注意事項
- BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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