■概要
Boxにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルから、目視で内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Boxに特定の画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加します。これにより、定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシート間で発生する手作業のデータ転記に課題を感じている方
- 請求書や領収書、名刺などの画像ファイルから、文字情報を効率的にデータ化したい方
- OCRを活用した業務自動化を検討しており、具体的な事例を探しているバックオフィス担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにアップロードした画像からOCR機能が自動でテキストを抽出し転記するため、手作業でのデータ入力時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」フローが起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxのファイルダウンロードのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードをきっかけにフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- Boxのオペレーション設定では、トリガーで取得した情報をもとに、ダウンロード対象となるファイルのコンテンツIDを設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、画像から読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に追加で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートIDや、書き込みたいテーブルの範囲などを指定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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