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「マラヤーラム語で書かれた請求書や書類の内容を、一つひとつ手作業で転記している…」
「画像ファイルから文字を抽出する作業に時間がかかり、入力ミスも頻発してしまう…」
このように、海外から届く多言語の書類や画像データの手入力作業に多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールやオンラインストレージで受信したマラヤーラム語のファイルから自動でテキストを抽出し、データベースなどに記録できる仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">マラヤーラム語のファイルをOCRで読み取りテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、マラヤーラム語で書かれたファイルや画像のOCR処理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールでマラヤーラム語のファイルを受信したことをトリガーに、自動でOCR処理を実行し、その結果をデータベースなどに記録する</span>ことで、メールを確認して手動で転記する手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどの各種フォームを通じてマラヤーラム語のファイルが送信された際に、自動でOCR処理を行い、テキストデータを登録する</span>ことも可能です。アンケートや申込書などの情報集計を効率化します！
<span class="mark-yellow">ストレージサービスにマラヤーラム語のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でOCR処理を起動し、データベースに情報を蓄積する</span>設定もできます。チームでのファイル共有とデータ管理の連携をスムーズにできるでしょう。
それではここから代表的な例として、Gmailでマラヤーラム語のファイルを受信したら、OCRでテキストを読み取り、Notionにレコードとして自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGmailと検索し対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
まず、事前準備としてNotion上にデータベースを作成しておきましょう。
ここで作成したデータベースに、最後のステップでレコードが追加されます。
データベースはこのタイミングで作成しておかないと、後述するアクセス許可画面に表示されないため注意が必要です。
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでNotionと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されるので、任意の方法でログインします。
今回はメールアドレスでログインするので、アドレス入力後「続行」をクリックします。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
YoomからNotionへのアクセス権限を確認し、「ページを選択する」をクリックします。
Yoomがアクセスできるページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
（事前準備で作成したデータベースに必ずチェックを入れましょう。）
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。
今回は「テスト用」というラベルを作成し、このラベルが付与されたメールの受信を自動化の起点としています。
また、後続のステップでOCR機能を使用して文字を読み取るため、マラヤーラム語のファイルを添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
トリガーとなるアクション（今回は特定ラベルのメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベル
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されます。
先ほどテスト用メールを受信した際に付与したラベルを、対象の項目として選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信した特定ラベルのメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）から添付ファイルを利用し、この後のステップでOCR機能を用いて文字の読み取りを行います。
また、アウトプットは以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定します。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されていますので、そのまま使用します。
確認後、「次へ」をクリックします。
【注意事項】
トリガーのステップでGmailから取得した添付ファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用します。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はメールの添付ファイルからマラヤーラム語の原文とその翻訳結果（日本語）を抽出し、Notionにレコードとして追加します。
そのため、デフォルトで設定されている項目をそのまま設定しています。
使用するAI・使用する言語
それぞれ注釈に沿って設定しましょう。
OCRの設定について、詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによって添付ファイルから読み取り・翻訳された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットを使用して、Notionへレコードの追加が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
データベースID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、マイアプリ連携時に作成したデータベースを選択し、「次へ」をクリックします。
データベースの連携がうまくいかない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
追加するレコードの値
入力欄をクリックすると前のステップ（OCR機能で文字の読み取り）で取得したアウトプットが表示されるので、その中から対応する項目を各フィールドに割り当てましょう。
アウトプットを活用することで、値が固定化されずに毎回最新の情報を反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じ内容のレコードがNotionに追加されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でNotionにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Notionに追加されたレコードの情報が表示されます。
あわせてNotionの画面を開き、指定した内容でレコードが実際に追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Gmailでマラヤーラム語ファイルを受信したタイミングで、自動的にOCR処理が実行されテキストが抽出されるようになります。
実際にマラヤーラム語のファイルをメールで受信し、OCRによってテキストが正しく読み取られるかを確認してみましょう。
OCRを活用することで、紙や画像ベースの情報を効率的にデジタル化し、翻訳や要約、各種アプリへの保存・通知などの業務をスムーズに行えます。
YoomにはOCRを組み合わせた多彩な自動化テンプレートが用意されているので、文書管理や情報共有の効率化に役立ちます！
マラヤーラム語で書かれたファイルのOCR処理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた海外書類のデータ入力や転記作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：全文ではなく「請求額」など特定の項目だけを抽出できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、OCRで読み取るテキストの中から、指定した情報だけを抽出することができます。
例えば「請求額」や「請求番号」など、必要な項目名を抽出設定にカンマ区切りで記載しておけば、そのラベルに一致するデータのみ取り出し、後続の処理にそのまま活用できます。
詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。
Q：OCR処理1回あたり、具体的に何タスク消費しますか？
A：OCR処理は、正確に読み取りができたかどうかに関わらず、1回の実行につき5タスクを消費します。
なお、本機能にはいくつかのアクションがあり、それぞれ実行内容や消費するタスク数が異なります。運用時は、利用するアクションごとのタスク消費をあらかじめ把握しておくと安心です。
また、タスク実行数のカウント方法についてはこちらもご確認ください。
Q：アップロードしたファイルはセキュリティ上どのように扱われますか？
A：Yoomでは、アップロードされたファイルや各種データを安全に取り扱うため、以下のようなセキュリティ機能を提供しています。
これらの機能は、Yoomワークスペースの設定画面から簡単に有効化でき、チーム全体のデータを強固に保護できます。
詳しい内容は、以下のヘルプページも併せてご参照ください。
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