Gmailでマラヤーラム語のファイルを受信したら、OCRで読み取りNotionにレコードを追加する
試してみる
「マラヤーラム語で書かれた請求書や書類の内容を、一つひとつ手作業で転記している…」
このように、海外から届く多言語の書類や画像データの手入力作業に多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、メールやオンラインストレージで受信したマラヤーラム語のファイルから自動でテキストを抽出し、データベースなどに記録できる仕組み があれば、こうした定型業務から解放され、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはマラヤーラム語のファイルをOCRで読み取りテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailでマラヤーラム語のファイルを受信したら、OCRで読み取りNotionにレコードを追加する
試してみる
マラヤーラム語のOCR処理を自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、マラヤーラム語で書かれたファイルや画像のOCR処理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
メールで受信したファイルをOCRで読み取る
Gmailなどのメールツールでマラヤーラム語のファイルを受信したことをトリガーに、自動でOCR処理を実行し、その結果をデータベースなどに記録する ことで、メールを確認して手動で転記する手間を削減できます。
Gmailでマラヤーラム語のファイルを受信したら、OCRで読み取りNotionにレコードを追加する
試してみる
フォームで受信したファイルをOCRで読み取る
Googleフォームなどの各種フォームを通じてマラヤーラム語のファイルが送信された際に、自動でOCR処理を行い、テキストデータを登録する ことも可能です。アンケートや申込書などの情報集計を効率化します！
Googleフォームでマラヤーラム語のファイルが送付されたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
ストレージサービス上のファイルをOCRで読み取る
ストレージサービスにマラヤーラム語のファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でOCR処理を起動し、データベースに情報を蓄積する 設定もできます。チームでのファイル共有とデータ管理の連携をスムーズにできるでしょう。
Dropboxにマラヤーラム語のファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りAirtableでレコードを作成する
試してみる
Gmailで受信したマラヤーラム語のファイルをOCRで読み取るフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailでマラヤーラム語のファイルを受信したら、OCRでテキストを読み取り、Notionにレコードとして自動で追加するフローを解説 していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。こちら の登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとNotionのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とOCR、Notionのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailでマラヤーラム語のファイルを受信したら、OCRで読み取りNotionにレコードを追加する
試してみる
ステップ1： GmailとNotionをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailの場合 新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGmailと検索し対象アプリをクリックしてください。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
Notionの場合 まず、事前準備としてNotion上にデータベースを作成しておきましょう。データベースはこのタイミングで作成しておかないと、後述するアクセス許可画面に表示されないため注意が必要です。
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでNotionと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されるので、任意の方法でログインします。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
YoomからNotionへのアクセス権限を確認し、「ページを選択する」をクリックします。
Yoomがアクセスできるページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
ステップ2： 該当のテンプレートをコピー
ここからいよいよフローの作成に入ります。
Gmailでマラヤーラム語のファイルを受信したら、OCRで読み取りNotionにレコードを追加する
試してみる
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
ステップ3： Gmailのトリガー設定
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。
また、後続のステップでOCR機能を使用して文字を読み取るため、マラヤーラム語のファイルを添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
ラベル
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信した特定ラベルのメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット ）から添付ファイルを利用し、この後のステップでOCR機能を用いて文字の読み取りを行います。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ4： OCR機能で文字の読み取り
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定します。
【注意事項】
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
トリガーのステップでGmailから取得した添付ファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用します。
抽出したい項目
使用するAI・使用する言語
OCRの設定について、詳しくは以下のヘルプページもご参照ください。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによって添付ファイルから読み取り・翻訳された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットを使用して、Notionへレコードの追加が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ5： Notionのアクション設定
「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
Notionと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
データベースID こちら のヘルプページをご確認ください。
追加するレコードの値 なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じ内容のレコードがNotionに追加されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でNotionにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Notionに追加されたレコードの情報が表示されます。
あわせてNotionの画面を開き、指定した内容でレコードが実際に追加されているかを確認してみましょう。
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
ステップ6： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
OCRを使ったその他の自動化例 OCRを活用することで、紙や画像ベースの情報を効率的にデジタル化し、翻訳や要約、各種アプリへの保存・通知などの業務をスムーズに行えます。
Boxの特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、内容をOCRで読み取り、翻訳結果を格納する
試してみる
メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepL翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Driveにファイルが追加されたらOCRで読み取り、Difyで要約しSlackで送信する
試してみる
Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、OCRでテキスト化しGoogle スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
フォームで送付されたファイルをOCRで読み取りRedditに投稿する
試してみる
まとめ
マラヤーラム語で書かれたファイルのOCR処理を自動化することで、これまで手作業で行っていた海外書類のデータ入力や転記作業にかかる時間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。ぜひ こちら から無料登録 して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問 Q：全文ではなく「請求額」など特定の項目だけを抽出できますか？
A：はい、可能です。こちら のヘルプページをご確認ください。
Q：OCR処理1回あたり、具体的に何タスク消費しますか？
A：OCR処理は、正確に読み取りができたかどうかに関わらず、1回の実行につき5タスクを消費します。
タスク実行数について
また、タスク実行数のカウント方法についてはこちら
Q：アップロードしたファイルはセキュリティ上どのように扱われますか？
A：Yoomでは、アップロードされたファイルや各種データを安全に取り扱うため、以下のようなセキュリティ機能を提供しています。
2要素認証（すべてのプランで利用可能）
SAML認証（SSO）（Pro／サクセスプランで利用可能）
2要素認証の必須化（Pro／サクセスプランで利用可能）
IPアドレス制限（Pro／チーム／サクセスプランで利用可能）
これらの機能は、Yoomワークスペースの設定画面から簡単に有効化でき、チーム全体のデータを強固に保護できます。
タスク実行数の上限設定や各セキュリティなど、Yoomを安心してお使いいただくための機能について
.avif)
.png)
.avif)
